Kartläggning av införandet av ett nytt verksamhetsstödjande system och användarnas olika roller : En fallstudie på Norrköpings kommun

Sammanfattning: IT-system används dagligen av människor i deras arbete för att underlätta och stödja dem. Det har blivit ett merdigitalt samhälle och de flesta myndigheter och organisationer använder sig av IT-system för att bland annat effektivisera det dagliga arbetet. Detta kan medföra att komplexiteten ökar i interaktionen mellan användare och IT-system och därmed ställa högre krav på systemet. Tidigare kunskap lyfter fram det viktiga arbetet med användarna när man inför ett nytt IT-system i en organisation, men trots detta framkommer det i media att misslyckade IT-projekt är vanligt. Projektledningen har ofta höga krav på sig, och att användarna ska involveras är ett av dessa. Att tid-och kostnadsfrågor anses vara viktigare än användarna kan vara en anledning varför införande av IT-system misslyckas, eftersom det inte har anpassats till dessa användare. Detta väckte ett intresse hos oss och det var att undersöka hur tidigare forskning förhåller sig till verkligheten. Anser projektledningen att det är viktigt att involvera användarna ett projekt? Vilka olika roller kan användarna ha i ett projekts olika faser? Vårt syfte med denna studie är att kartlägga hur projektledningen organiserar ett projekt vidinförandet av ett verksamhetsstödjande system. Vi vill även undersöka hur projektledningen ser på att involvera användarna för att kunna få ett lyckat införande. Utifrån olika personers perspektiv i projektledningen vill vi undersöka hur användarnas roller kan se uti ett projekts olika faser. Detta undersökte vi med hjälp av en empirisk undersökning genomförd på ett projekt som pågick i Norrköpings kommun, där det nya IT-systemet Treserva skulle införas i vård-och omsorgsenheterna. Utifrån resultatet av vår analys har vi kommit fram till att projektledningen anser att användarna är viktiga i arbetet med att införa ett IT-system. De har fått vara involverade från början av projektet och har därmed kunnat påverka det. Användarna har fått olika roller i projektets olika faser, till exempel som kravställare, testare samt superanvändare. Projektledningen har därmed haft användarna i fokus, vilket kan vara en framgångsfaktor vid införandet av Treserva. Delar av projektledningen kommer ifrån verksamheterna i vård-och omsorgsenheterna vilket vi anser kan vara en av anledningarna till att fokus har legat på användarna.