Hur kan acceptansen för ett affärssystem påverkas vid en övergång från flera egenutvecklade system? : En fallstudie på Landstinget i Östergötland

Sammanfattning: Införandet av ett affärssystem är i dagens läge en komplex process. Det är långt ifrån alla som lyckas och det finns många olika orsaker till detta. Vi har i den här uppsatsen valt att fokusera på hur användarna tar emot systemet och hur organisationen arbetar tillsammans för att användarna ska acceptera att arbeta med det nya systemet. Uppsatsens huvudfråga är: Hur kan acceptansen för ett affärssystem påverkas, i en organisation, vid en övergång från flera egenutvecklade system? De faktorer som vi har valt att fokusera på är förändring, användarmedverkan, motivation, utbildning, attityder och målsättning och hur dessa kan påverka acceptansen. Uppsatsens syfte är att analysera hur en organisation hanterar den stora förändring som ett nytt affärssystem innebär. Uppsatsen undersöker hur olika faktorer, tillvägagångssätt och hantering av förändring påverkar acceptansen för ett affärssystem hos dess användare. Undersökningen utgår utifrån intervjuer genomförda på Landstinget i Östergötland (LiÖ) våren 2008. Dessa intervjuer genomfördes med personer på olika nivåer i organisationen för att vi skulle få en så tydlig bild av fallet som möjligt. Vi har genom vår undersökning kommit fram till att det finns en medvetenhet inom organisationen om att det kommer ta tid att genomföra förändringen. Inom ledningen fanns det en förståelse för en hög frustration i början av projektet och de såg det som naturligt att personalen kan vara frustrerad. De har också tillåtit personalen få ventilera sin frustration och låtit dessa bli hörda. Detta kan ha bidragit till en ökad acceptans för det nya affärssystemet. För att införandet av ett nytt affärssystem ska lyckas är det också viktigt att användarna blir involverade i införandet av det nya systemet. LiÖ har använt sig av användarrepresentanter vilka har visat sig spela en betydande roll för att acceptansen ska öka till systemet. Utbildningen har visat sig vara bristfällig då det enbart har lagts ner två dagar på detta, vilket har gett negativa konsekvenser för hanteringen av systemet. God kunskap i att använda systemet är en viktig faktor för att användarna ska känna motivation till att använda systemet och därigenom öka acceptansen för systemet. Nyckelord: Acceptans, affärssystem, förändring, utbildning, motivation och attityder.