Effektiv projektkoordinering i en multi-projektorganisation : En fallstudie på Holtab AB

Sammanfattning: På marknaden idag sätts det allt större krav på att företag ska kunna leverera unika produkter med hög kvalité för vara så attraktiva på marknaden som möjligt. Det har därför blivit allt mer vanligt inom industrier att man delar av sin standard produktion till projektbaserad produktion för att lösa specifika uppgifter. De företag som har många projekt samtidigt är oftast utformad som en multi-projektorganisation. Det karakteristiska draget för en multi-projektorganisation är att fler projekt bedrivs parallellt av samma personal. Fördelen med detta arbetssätt är att företag kan använda de mänskliga resurserna på ett effektivt sätt, då kunskap kan överföras mellan de olika projekten. Projektledarnas roll i företaget blir då allt viktigare samt en effektiv projektstyrning och projektkoordination. I en multi-projektorganisation så kan störningar i ett projekt påverka de övriga projekten. Det är därför viktigt med en jämn fördelning av arbetet och beläggning för projektledarna, inte bara för projektets resultat utan även för arbetsmiljön så att inte det skapas onödig stress eller ovisshet. Projektkoordinatorns roll i organisationen blir då att koordinera projektledarna så deras arbetsmiljö blir hållbar. Att arbeta i en multi-projektmiljö förväntas att öka i framtiden men det finns lite studier inom detta område. Speciellt hur man undviker problemen och vilka förutsättningar som är viktiga för att bedriva en hälsosam och effektiv projektkoordinering. Syftet med denna studie är att undersöka vilka förutsättningar som är viktiga vid projektkoordinering och föreslå hjälpmedel för projektkoordinatorns dagliga arbete. Detta sker genom att undersöka projektkoordinering i ett fallföretag och få en förståelse för deras arbetssätt och metoder. Resultatet används för att utveckla och säkerställa en bra och hållbar arbetsmiljö för de anställda samt höja effektiviteten för projektorganisationen. Datainsamling har skett genom en kvalitativ fallstudie på Holtab AB. Den har gjorts genom intervjuer och observationer samt studier av dokument. Samtidigt gjordes en kvantitativ datainsamling för att ta reda på vilka problem som generellt förekommer på företag där projektledarna arbetar med flera projekt samtidigt. Detta gjordes genom enkäter via mail. Det har blivit tydligt under studien att företag som arbetar i bygg- eller tillverkningsindustrin har speciellt svårt att planera framtiden då projekten måste startas direkt och leveranstiderna är korta. Ett problem som Holtab´s organisation har i dagsläget är att de inte har en korrekt överblick på projektledarnas beläggning. Holtab är just nu i en fas där deras projektorganisation växter och det har anställts fler projektledare under de senaste åren, vilket har gjort att projektchefens roll som projektkoordinator har blivit allt mer nödvändig. Tillsammans med Holtabs projektchef och projektledarna så skapades en kravspecifikation för ett verktyg. Verktyget fick namnet PCAO (Projekt Coordination And Overview) och hade som mål att hjälpa projektorganisationens dagliga arbete och vara ett stöd till projektkoordineringen. PCAO ger projektkoordinatorn möjlighet att få en överblick över hur projektledarnas tid är fördelade i nuläget och i framtiden. Detta ger en möjlighet att kunna se framtida kritiska moment då projektorganisationen är överbelastade under en period. Genom en bra överblick av projektorganisationen så kan fördelningen av projekt hanteras smidigare, vilket gör att det blir lättare att se till att det blir en jämnare arbetsfördelning. Detta resulterar att projektkoordinatorn kan ge projektledarna en bättre arbetsmiljö och bättre förutsättningar för att kunna göra ett så bra och effektivt arbete som möjligt.