Kvalitetssäkring – En undersökning om egenkontroller i projekteringsfasen

Sammanfattning: I de flesta kvalitetsledningssystem som företag inom byggbranschen använder sig av idag finns krav på projektörer att utföra och dokumentera egenkontroller på handlingar. Detta för att kvalitetssäkra handlingar för att upprätta en bättre kundrelation. Utan utförda egenkontroller finns inget som styrker att handlingar verkligen är upprättade enligt gällande regler och normer vilket försvårar arbetet för konsulter vid reklamation. TM Konsult arbetar i dagsläget med kvalitetssäkring på en rad olika sätt. Företaget bedömer dock att arbetet med egenkontroller för att säkra kvalitén av handlingar kan förbättras. De hävdar att en bättre och tydligare rutin om hur egenkontroller ska användas bör utvecklas. På grund av detta vill TM Konsult undersöka hur arbetet med kvalitetssäkring av bygghandlingar kan förbättras och skräddarsys för just de anställda på företaget. Syftet med studien är att förbättra arbetet med egenkontroller vid kvalitetssäkring av bygghandlingar. Målet med studien är att komma med förslag på hur arbetet med kvalitetssäkring av bygghandlingar kan förbättras, där ett antal av förslag ska verkställas genom uppdatering av befintlig checklista. För att uppnå resultatet har en litteratur­studie och en fall­­studie utförts. I fallstudien intervjuas flera anställda på företaget genom semistrukturerade intervjuer. Studien påvisar tydligt att alla anställda använder sig av egenkontroller förutom när projekten är små. Åsikterna går isär när det handlar om hur de anställda ser på checklistans uppbyggnad, där flera anser att listan är bra medan andra hävdar att den är för utdragen. Flera hävdar att utföra egenkontroller är trist, dels på grund av en tungarbetad checklistan, dels för avsaknaden av påminnelser. Respondenterna presenterar problem inom organisa­tionen, avsaknaden av egenkontroller i tidiga skeden och programvaran som checklistan är upprättad i. De förslag som presenteras i studien grundar sig i de anställdas åsikter och idéer. När det gäller uppbyggnaden av checklistan är förslagen bland annat att byta programvara till Microsoft Excel, upprätta listan med trädstruktur och krympa listan genom att slå ihop checkpunkter. Vid förbättringar angående arbetet med egenkontroller föreslås bland annat att förbättra samordningen mellan chefer på olika orter, etablera kontinuerliga påminnelser, och förse anställda med utbildning. Två förslag på uppdatering av checklistan presenteras där alternativen är minskad i omfång och delvis upprättad med en trädstruktur. Såvida de förslag som presenteras implementeras finns förhoppningar om att arbetet med kvalitetssäkring av bygghandlingar ska kännas motiverande för de anställda. Resultatet ska förhoppningsvis på sikt generera en tydlig och begriplig rutin för hur kvalitetsarbetet ska utföras, som är lätthanterlig för de anställda. Det befaras dock att programvaran för att erhålla en fullständig trädstruktur bäst lämpar sig i en onlinetjänst som upprättas av en dataprogrammerare. Svårigheten för människor att granska och åtgärda sina egna fel och misstag riskerar också att påverka inverkan av förslagen. Förmodligen åtgärdas problemet när varje enskild individ identifierar och börjar använda det mest optimala tillvägagångssättet för just dem. Det är dock viktigt att förutsättningarna för detta finns hos företaget med tydliga rutiner och lättarbetade checklistor.