Erfarenhetsåterföring i projektbaserad verksamhet : En fallstudie inom Gatuavdelningen, Borås Stad

Sammanfattning: Flera aktörer inom byggbranschen påtalar vikten av en väl fungerande erfarenhetsåterföring som skapar förutsättningar till effektivisering och förbättring av metoder och arbetsprocesser. Erfarenhetsåterföring skapar utrymme för tillvaratagande av erfarenheter som vidare kan användas och nyttiggöras i nästkommande projekt. Även dåliga erfarenheter bör identifieras och granskas i syfte att undvika upprepning av misstag och ineffektiva metoder för att vidareutveckla och förbättra arbetstillvägagångssätt samt processer. Utöver att uppfinna goda metoder, arbetsprocesser och arbetssätt möjliggör även erfarenhetsåterföring att nyttiga erfarenheter tas tillvara. Trots att många påtalar vikten av erfarenhetsåterföring så är det fortfarande något som utförs bristfälligt i många organisationer. Syftet med examensarbetet är att undersöka hur erfarenhetsåterföring hanteras i investeringsprojekt inom Gatuavdelningen inom den tekniska förvaltningen i Borås Stad. Arbetet önskar skapa förståelse i hanteringen av erfarenhetsåterföring samt markera ut eventuella svårigheter i syfte att skapa en värdefull, fungerande och effektiviserad erfarenhetsåterföring inom organisationen. Syftet uppnås med hjälp av en fallstudie utifrån kvalitativa metoder som utförs inom Gatuavdelningen på den tekniska förvaltningen. Studien skapar bredare förståelse kring hur erfarenhetsåterföringen hanteras inom organisationen, vilket sedan kan behandlas och tolkas utifrån tidigare teorier. Medarbetarna inom Gatuavdelningen förstår innebörden och betydelsen av en fungerande erfarenhetsåterföring. Inom organisationen råder ett öppet klimat där intrycket är att flertalet är mer än villiga att dela med sig av och ta emot erfarenheter, vilket skapar bra förutsättningar för vidareutveckling. Dock utförs erfarenhetsåterföringen bristfälligt då ett tydligt och lättanvänt databasverktyg saknas, vilket mynnar ut i att arbetet utförs osystematiskt och ostrukturerat. Utöver detta saknas tydlig kommunikation från ledningen angående vilka rutiner och målsättningar som bör efterföljas i arbetet med erfarenhetsåterföring, vilket leder till oengagerade medarbetare och brist på ambition. För att effektivisering av erfarenhetsåterföring ska uppnås inom Gatuavdelningen så kan ett lämpligt första steg vara att utveckla ett nytt dokumenthanteringssystem. Utöver utvecklandet av ett system är avdelningen i behov utav att förnya och förtydliga rutiner samt arbetstillvägagångssätt för att engagera medarbetare att arbeta mot dem gemensamt uppsatta målsättningarna och sträva efter ständig förbättring. En väl fungerande erfarenhetsåterföring bidrar till utveckling av verksamheten, undvikande av återupprepande misstag samt tids- och kostnadsbesparingar. Erfarenhetsåterföringen bidrar även till att kunskap utökas samt bibehålls inom avdelningen.