Varning för scope creep : Okontrollerade ändringar i projekt ur den externa projektledarens perspektiv

Sammanfattning: Introduktion: Ett vanligt problem i projekt är scope creep, det vill säga en ändring av projektets omfattning som sker okontrollerat; utan att projektets kostnader, tid och kvalitetsmål anpassas därefter. Vi ser en antydan i befintlig litteratur till att scope creep skulle kunna orsaka stress hos projektledaren. I tidigare studier beskrivs externa projektledares förutsättningar vara sämre än internas, följaktligen är det intressant att studera just externa projektledare och utmaningen; scope creep. Inga tidigare studier sammankopplar ämnena extern projektledning, scope creep, stress och coping. Utifrån denna problembakgrund besvarar vi problemformuleringen: hur upplever och hanterar externa projektledare scope creep? Syfte: Syftet är att öka förståelsen för den externa projektledarens upplevelse av scope creep som fenomen och som eventuell stressor. Uppsatsen syftar även till att fördjupa förståelsen för hur externa projektledare hanterar scope creep med känslo- respektive problemfokuserade copingstrategier. Vi ämnar också förstå om den externa projektledarens upplevelser och hantering påverkas av att hen är just extern. Teoretisk referensram: Den teoretiska referensramen är byggd på litteratur och tidigare studier om scope creep samt stress och coping; beskrivet både specifikt för projektledare och generellt. Dessutom adderas teori om projekttriangeln, externa projektledare och krav-kontrollmodellen. Metod: Studien utförs med kvalitativ forskningsmetod och abduktiv ansats. Urvalet är ett bekvämlighets-, målinriktat-, och snöbollsurval med fokus på externa projektledare i Umeå. Nio externa projektledare i Umeå intervjuas med hjälp av semistrukturerade intervjuer. Intervjuresultatet transkriberas, kodas och kategoriseras i en tematisk analys. Resultat: Studiens resultat visar att scope creep kan vara en orsak till negativ stress för externa projektledare. Den externa projektledarens personlighet, erfarenhet och eventuella kontrollbehov kan påverka hur stressad hen blir vid scope creep. Varför omfattningsändringar genomförs utan anpassning av projektmålen kan bland annat bero på att den externa projektledaren inte är medveten om ändringen, eller inte har tid att hantera ändringen. De problemfokuserade copingstrategier externa projektledare använder för att hantera problemet scope creep är bland annat att försöka återfå kontrollen, göra en konsekvensanalys, ha möten, addera mer resurser och att samarbeta i projektgruppen. Några av de känslofokuserade copingstrategier som används är att fundera, söka socialt stöd, motionera och även att försöka lösa problemet. Slutsats: Även om scope creep kan vara positivt, upplever den externa projektledaren konsekvenserna främst som negativa. För den externa projektledaren kan scope creep leda till negativ stress. Den externa projektledaren har begränsad kunskap om scope creep och hur relaterad stress kan hanteras. Kunskap om scope creep behöver utvecklas och uppmärksammas vidare.