Brister vid offentlig upphandling av event utifrån ett hållbarhetsperspektiv : En fallstudie av Östersunds kommuns upphandling av “Stadsfesten 2019”

Sammanfattning: Offentlig upphandling kan anpassas mot att vara mer hållbar genom att ta hänsyn till miljömässiga och sociala faktorer. Event kan skapas genom offentlig upphandling. “Stadsfesten 2019” är ett sådant event, beställt av Östersunds kommun. Eventet tillägnades allmänheten och ägde rum i samband med VM i skidskytte 2019 i Östersund stad. En del av detta event var en temporärt uppställd festivalbyggnad, i form av ett så kallat spegeltält.  Syftet med denna studie är att klargöra hur tillämpning av hållbar upphandling ser ut idag, detta med Östersunds kommuns event-upphandling “Stadsfesten 2019” som studieobjekt. Studien lyfter brister i upphandlingsprocessen. Förhoppningen är att denna studie ska inspirera aktörer inblandade i upphandlingsprocessen, i synnerhet vad gäller event-upphandlingar, att tillämpa samtliga delar av upphandlingsprocessen och ta vara på tillgängligt stöd för att tillämpa mer hållbar upphandling.  Studien inleddes med att undersöka vilka steg som ingår i upphandlingsprocessen samt vad tillämpning av hållbar upphandling och skapande av hållbara event kan innebära. Studien utgår från följande sju delar av offentlig upphandling: behovsanalys, marknadsanalys, formulering av förfrågningsunderlag, annonsering/anbud/avtal, genomförande/avtalstid, uppföljning samt utvärdering.  Fokusområden i studien kopplade till hållbarhet är sysselsättning, mat, serveringsmaterial, tillgänglighet för personer med rullstol, källsortering samt återbruk. Dessa områden har valts ut utifrån Region Gävleborgs “Checklista för hållbara konferenser och event” samt Håll Sverige rents dokument “Miljömärkt event - Miljökrav på externa aktörer vid event”.  En granskning av förfrågningsunderlaget för “Stadsfesten 2019”-upphandlingen har genomförts vad gäller kravställande kopplat till ovan nämnda fokusområden. Granskningar har även genomförts av förfrågningsunderlaget för event-upphandlingen, den preliminära miljöplanen (formulerad av leverantörsorganisationen), Östersunds kommuns “Checklista miljöplan för arrangemangsbidrag”, menyerna under eventet, upphandlingsorganisationens upphandlingspolicy, kommunens miljöpolicy samt upphandlingens beslutsprotokoll.  Viss direkt observation vad gäller källsortering och tillgänglighet i spegeltältet under eventet har genomförts. Information kring Stadsfesten-upphandlingen och eventet har samlats in genom i huvudsak personlig kommunikation med utvalda personer inblandade i processen via intervjuer, telefonsamtal och/eller mailkonversationer.  Resultatet har analyserats mot politiska mål för Östersunds kommun, Lag om offentlig upphandling (SFS 2016:1145), Naturvårdsverkets rapport “Miljöanpassade inköp - Verktyg för att nå de nationella miljökvalitetsmålen”, Region Gävleborgs “Checklista för hållbara konferenser och event” samt Håll Sverige rents dokument “Miljömärkt event - Miljökrav på externa aktörer vid event”.  Denna studie visar på att samtliga sju delar av upphandlingsprocessen när det kommer till stadsfesten-upphandlingen innehåller brister, åtminstone när det kommer till miljömässiga faktorer. Östersunds kommun och Upphandlingskontoret som upphandlingsorganisation och leverantören av “Stadsfesten 2019” har visat på en ambition mot skapande av hållbara event men det finns utvecklingspotential. Varken en ingående behovsanalys eller en marknadsanalys har genomförts. Förfrågningsunderlaget kunde ha omfattat fler krav gällande tekniska specifikationer och krav kring uppföljning. Stöd i form av miljökompetens inom kommunens organisation har inte nyttjats till fullo när det kommer till utveckling av den preliminära miljöplanen. En skriftlig utveckling av den slutgiltiga miljöplanen har uteblivit. Kommunens arbetsdokument “Checklista miljöplan för arrangemangsbidrag” har inte följts fullt ut. Utformning av källsorteringshänvisningar under eventet är bristfällig, då det saknas illustrationer och text på fler språk än svenska. Mat som serverats tycks ej vara ekologisk. Vitt och vilt kött har ej prioriterats vid framställning av menyerna. Vid framtagande av menyerna tycks ej heller en minimering av serveringsmaterial ha stått i fokus. Uppföljning kring miljömässiga faktorer har ej genomförts av beställaren eller rapporterats till beställaren av leverantörsorganisationen. Utvärderingen av eventet omfattar ej miljömässiga faktorer eller de sociala faktorer som lyfts i denna studie.   Samtidigt som det i studien framkommer brister i upphandlingsprocessen framkommer det att samtliga inblandade aktörer ställer sig positiva till att utveckla sitt arbete mot en mer hållbar riktning vad gäller upphandling och skapande av event. Förslag till förbättringar mot en mer hållbar upphandlingsprocess som framkommer i studien är att låta testpersoner undersöka tillgängligheten för rullstolsburna innan event börjar, att inleda samarbete mellan Mittuniversitetet och Östersunds kommun, att ställa uppföljningskrav i förfrågningsunderlaget, att formulera slutgiltiga miljöplaner skriftligen samt att ta hjälp av miljökompetens för detta ändamål.​ ​Redan påbörjade organisatoriska hållbarhetsutvecklingar framkommer i form av utveckling av riktlinjer inom eventbranschen och en påbörjad uppföljning av upphandlingar inom upphandlingsorganisationen.