Effektivare fakturering med hjälp av XML

Sammanfattning: Sammanfattning Detta examensarbete utreder hur elektronisk fakturering förhåller sig till traditionell fakturering, samt hur traditionell elektronisk fakturering i form av traditionell Electronic Data Interchange (EDI), kan påverkas av märkspråket XML eller eXtensible Markup Language som det står för. Under utrednings gång har vi stött på vissa motgångar. Motgångarna bestod av att ämnet vi valt att belysa, XML i faktureringssystem, var alldeles för nytt för att genom intervjuer kunna bevisa vår hypotes. XML används helt enkelt inte inom elektronisk fakturering på det sätt vi förutsatt. Vi har därför löst problemet genom att jämföra XML med de traditionella EDI metoderna med hjälp av artikel - och litteratur studier, samt förlitat oss på vad de företag vi intervjuat har gett för svar. I vår bakgrundsinformation har vi beskrivit hur XML fungerar och hur dess bakgrund ser ut. Vi har även beskrivit vilka tillämpningar XML kan användas på, samt beskrivit fakturering, både hur den kan ske manuellt dvs. i pappersform samt hur den elektroniska faktureringen kan fungera. Vi har även tagit med lagar gällande elektronisk fakturering samt kort beskrivning av vad traditionellt utbyte av affärskommunikation i form av traditionell EDI innebär i vår bakgrund. För att kunna få svar på vår frågställning har vi, som vi nämnt ovan, genomfört ett flertal intervjuer av företag, samt använt vetenskaplig litteratur och artiklar. Företagen vi intervjuat har bestått av både företag som tillverkar affärssystem och användare av affärssystem som innefattar faktureringssystem. Utredningen är uppbyggd på företagens svar, som vi sammanställt i resultatform, varpå vi analyserat resultatet. Vi har även i utredningens resultat jämfört skillnader mellan traditionell EDI och XML, och analyserat dem. På samma sätt har vi gjort med de alternativ vi ansett vara relevanta till de benämnda teknologierna. Ett krav för XML: s genomslagskraft är dock att standarder för det elektroniska utbytet av information införs. Detta är dock under utveckling, då det finns starka drivkrafter som till exempel Microsoft som trycker på. XML är en ny teknik som har möjligheter att utgöra grunden för mer flexibla faktureringssystem. XML har möjligheter att erbjuda ett mycket bra alternativ vid elektronisk fakturering då det har stora kostnadsfördelar samt är lättare och går snabbare att implementera än de traditionella EDI lösningarna, som till exempel EDIFACT. Dock krävs som sagt standarder för att XML skall slå igenom. Vi tror dock inte på en universell standard, utan ett flertal anpassade standarder beroende på bransch, företagens storlek samt hur respektive företags branschs ser ut för tillfället. Vi har även dragit slutsatsen att elektronisk fakturering, oavsett metod, är ett bättre alternativ än traditionell fakturahantering där fakturor hanteras manuellt. Detta pga. att stora tids - och kostnads besparingar kan göras.