Kunskapshantering i en projektorienterad organisation : En fallstudie av ett teknikkonsultbolag

Sammanfattning: Kunskap är en av de viktigaste och mest värdefulla tillgångarna för företag. Under de senaste decennierna har Knowledge Management (KM) fått utökat fokus av både företag och forskare. Parallellt med denna utveckling organiserar allt fler organisationer sitt arbete i projektform. Projektformen innebär ytterligare utmaningar avseende kunskapsöverföring i jämförelse med en typisk hierarkisk organisation, då projekten är temporära vilket påverkar lärandet och kunskapsöverföringen mellan projekt. Med detta som utgångspunkt ämnar detta examensarbete närmre undersöka kunskapsöverföring i en projektorienterad organisation. De frågeställningar som ska besvaras lyder enligt följande: Vilka problem finns vid kunskapsöverföring i en projektorienterad organisation Vilken KM-strategi är lämplig i denna typ av organisation? Vilken nytta kan förbättrad kunskapsöverföring generera för organisationen? För att besvara dessa frågor har en djupgående fallstudie utförts på Sweco Management. Sweco Management är ett teknikkonsultföretag som säljer projektledartjänster inom främst bygg- och fastighetssektorn. Bolaget ingår i Sweco-koncernen. Forskningen tar upp följande faktorer som viktiga för effektiv KM; Stöd från ledningsnivå, Organisationskultur, Strategi, Organisationsstruktur, Processer, Teknisk infrastruktur, Utbildning, Mätning och nyckeltal, Incitament, samt KM-team. Med utgångspunkt i dessa områden har en intervjuguide skapats för att senare användas vid intervjuer med 13 projektledare på Sweco Management. Baserat på den empiri som insamlats har ett antal slutsatser dragits. Vad gäller problematik inom KM som kan uppstå i en projektorienterad organisation identifierades ett antal områden såsom: Prioritering av andra uppgifter vid tidspress Upplevd svårighet med att dokumentera tyst kunskap Begränsad möjlighet att träffas då mycket tid spenderas hos beställarorganisationen Rädsla för betungande överdokumentation då organisationen är platt Otydlighet kring vilken kunskap som är värdefullt att dela KM som inte är kopplad till användarnas behov Bristande utbildning i KM och dess verktyg Upplevt bristande stöd från ledningshåll vad gäller kunskapsöverföring Vid intervjuerna identifierades vilken typ av kunskap som projektledarna anser värdefull att dela. Viss del bestod av explicit kunskap, men främst tyst kunskap efterfrågades. Vikten av det personliga nätverket och möjligheten till att ta del av relevant kunskap genom detta benämndes som oerhört viktigt. Då den kompetens som krävs hos en projektledare är varierande och bred efterfrågas metoder för att förenkla kopplingen av rätt kunskap till rätt plats. Majoriteten efterfrågade inte utökad dokumentation, utan snarare att spridningen av nuvarande dokumentation skulle bli mer lättillgänglig. Avseende nyttan med effektivare kunskapsöverföring diskuteras möjligheten till att koppla rätt kompetens till rätt plats, möjlighet till förhöjd kvalitet på tjänsten, och ekonomisk vinning vid styrning mot fastprisuppdrag då tidigare kunskap återanvänds. I detta examensarbete lyfts värdet av kunskapsöverföring genom det personliga nätverket i en projektorienterad organisation. För att ta del av relevant kunskap behöver metoder som gynnar nätverksbyggande fokuseras. Som stödjande strategi krävs även dokumentation för att överföra erfarenhetsdata från tidigare projekt. För att skapa kontaktytor mellan organisatoriska grupper rekommenderas delning av en projektorienterad organisation i ytterligare en dimension. Indelningen baseras på kunskaps- och intresseområden såsom exempelvis tidplanering, ekonomistyrning eller liknande. Med utgångspunkt ur denna matrisstruktur kan relevant kunskap kopplas till rätt personer och det blir tydligt var specifik kompetens finns. Dessutom rekommenderas nyttjande av IT-verktyg som stödjer koppling och kommunikation mellan medarbetare.