Effektivisering av interna processer : En tillämpning av offensiv kvalitetsutveckling på Astrid Lindgrens Värld

Sammanfattning: Studien har genomförts på Astrid Lindgrens Värld som är en nöjespark som vill göra sagor till verklighet och är ett turistmål för människor världen över. Organisationen består av cirka 60 helårsanställda och cirka 500 anställda under sommarsäsong. Fokus för arbetet har varit den interna lagerprocessen på organisationen som innebär det arbete som sker från att beställingsbehov upptäckts tills varor är mottagna. Den interna lagerprocessen har sin utgångspunkt i det centrallager som finns på organisationen och har sedan koppling till sex olika avdelningar inom organisationen. Inom den interna lagerprocessen prioriterades avdelningen butik för att studera hur den interna lagerprocessen kan förbättras i relation till butik. Den interna lagerprocessen kopplat till området butik skapar svårigheter i att veta hur mycket och vad som behöver beställas samt att varor missas i beställningarna. Processen upplevs också vara ineffektiv och tidskrävande. Syftet med studien är att identifiera ett förbättringsförslag som kan skapa en effektivisering och förenkling av arbetet utifrån butiksperspektiv kopplat till den interna lagerprocessen. Studien tar sin utgångspunkt i frågeställningarna (1) Hur ser den interna lagerprocessen ut idag? (2) Vad upplevs problematiskt inom processen? (3) Hur kan den interna lagerprocessen förbättras med hjälp av offensiv kvalitetsutveckling? Det teoretiska ramverket för arbetet tar sin grund i offensiv kvalitetsutveckling med tillhörande värderingar, verktyg och arbetssätt med fokus på Lean. Ramverket presenterar också teorier om organisationsförändring, ansvar samt kommunikation. För att besvara uppställda frågeställningar utgör studien en kvalitativ ansats där datainsamlingsmetoden baseras på intervjuer, fokusgrupper, möten och dokumentstudier. För att analysera, systematisera och skapa mening av insamlade data har verktyg inom offensiv kvalitetsutveckling använts. Resultatet visar på (1) det finns ett gemensamt arbetssätt för den interna lagerprocessen, däremot finns det tre olika sätt att arbeta med processen beroende på om det är en planerad beställning eller akutbeställning. Akutbeställningarna anses som onödiga arbetsmoment som helst önskas minimeras. (2) Problematiken som identifierats grundar sig på medarbetare och chefers upplevelser, där följande grupperad problematik identifierades; tidskrävande arbete, ostrukturerat arbete, högt lagersaldo, förbättringsförslag missas, bristande kommunikation samt att nya rutiner inte efterlevs. (3) Förbättringar som har identifierats är; implementering av 5S, processägare, dragande system, ”Lean-tavla” samt kommunikationsplan. Det förbättringsförslag som bäst svarar upp mot studiens syfte är att implementera 5S och valdes därför vidare för en implementeringsplan. Däremot är det viktigt vid en eventuell implementering av 5S att den integreras med förbättringsförslaget kommunikationsplan för att säkerställa att den nya rutinen kommuniceras ut korrekt och efterlevs.