Robotic Process Automation (RPA) hos Sveriges kommuner : En kvalitativ studie om möjligheter och utmaningar vid RPA-implementering

Sammanfattning: Det finns en rad fördelar med RPA. Trots många fördelar med RPA, är många organisationer tveksamma till implementering av tekniken. Även de som implementerar, uppnår inte alltid de förväntade fördelarna eller i vissa fall misslyckats totalt med projektet (Wewerka & Reichert 2021). Det kan vara svårt att identifiera rätt processer som är lämpliga för att automatisera. Att implementera processautomatisering i kommunala verksamheter är inte bara utmanande i praktiken utan själva idén med processautomation som anses vara välfärdssystemets räddare bör också övervägas med viss försiktighet (Toll et al. 2021).  Mer eller mindre står alla svenska kommuner inför stora utmaningar såsom ökade utgifter och minskade intäkter samt brist på personal. Därför undersöker allt fler kommuner möjligheten att en RPA-robot tar över administrativa arbetsuppgifter för att kunna möta framtidens utmaningar. Denna studie syftar till att belysa och beskriva vilka möjligheter och utmaningar uppstått vid RPA-implementering i svenska kommuner.  Studiens frågeställning har besvarats med hjälp av en kvalitativ metod där semistrukturerade intervjuer har använts för datainsamling. En konceptuell modell som är framtaget av Santos et al. (2020) har använts som ett schema för att genomföra och analysera implementering av RPA i svenska kommuner.  Sammanfattningsvis kan det konstateras att RPA möjliggör effektivisering av verksamheterom det kan tas fram tydliga mål med RPA. Genom att låta en RPA-robot utföra arbetsuppgifter, frigörs tid för personalen. Dock saknar kommunerna strategier för hur den tiden som frigörs ska användas vilket är en utmaning som behöver prioriteras.  Studien kom fram till att processkartläggningen har varit en utmaning för kommunerna men samtidigt anses vara en nyckelfaktor för en framgångsrik RPA-implementering. Vidare haridentifierats att otydliga ansvarsområden i projektet kan leda till att projektet misslyckas. För att lyckas med RPA-implementering, har identifierats två huvudroller som ska vara med i projektteamet: en affärsanalytiker och en RPA-utvecklare.  RPA anses inte vara det bästa lösningen på automation utan annan teknik som är mer stabil förespråkas när möjlighet finns. För att göra en bedömning vilka processer är bäst lämpad att automatiseras, har kommit fram att processen behöver vara regelstyrd, standardiserad, digitalt, ha anpassad inloggningssätt för robot, undvika uppdateringar/upphandlingarna på den närmsta tiden samt ha stor volym. Det krävs ofta ett förarbete för att förbättra processen innan automatisering. RPA-projektet kan sägas att det drivs som en iterativ process vilket krävs involvering av verksamheten i hela implementeringsprocessen. Det medför att verksamheterna får bättre förståelse om RPA-utveckling och kan komma med fler förslag på processer som kan automatiseras.