Effektivisering av bygglovsprocessen : En undersökning på bygglovsenheten i Borås kommun

Sammanfattning: Det råder bostadsbrist i de flesta kommuner och Borås kommun är inget undantag. För att kunna bygga eller riva en byggnad krävs bygglov från kommunen. Handläggningstiden för bygglov varierar från kommun till kommun, det kan också bero på hur de olika delar eller dokument som efterfrågas i ansökan fylls i och skickas in till byggenheten. I dagens Sverige råder det en trend att inom kommunala verksamheter arbeta med rationaliseringsarbete i form av olika förbättringskoncept. Studien syftar till att beskriva hur bygglovsenheten i Borås kommun arbetar med att effektivisera bygglovsprocessen genom att använda Lean och dess verktyg samt Agile och six sigma förbättrings konceptet. En kvalitativ metod genomfördes på studien, fem intervjuer gjordes på personalen från Borås stad som jobbar med bygglovshandläggning. Studien visar att den interna hanteringen av bygglovsansökan sker digitalt. Arbete med Lean har tidigare skett men då pappershanteringen var tidskrävanden eliminerades den när digitaliseringen infördes. Med digitaliseringen besparas inte bara tid, utan det blev mer effektivt att följa processens flöde. Medarbetarna kunde se vart i processen varje ärende är, avlasta av varandra vid behov eller ta enkelt över vid sjukdom. Detta var inte lika lätt då som nu. Högtryck sker vanligtvis två gånger per år men störst under våren. Då digitaliseringen kräver ett viss sätt för medarbetarna att jobba på innebär det att Borås Stad jobbar med omedvetet standardiserat arbetssätt. Det som skulle kunna förbättras är hindret vid väntan på bygglovsnämnden som sker en gång per månad. Utöver detta har en digitaliseringen en positiv effekt således att medarbetarna har tid att hjälpa kunderna med förstudie innan ansökan om bygglov samt med frågor via mail och telefon som i slutänden gynnar flödet. Det finns flera åtgärder som skulle kunna tas för att effektivisera bygglovsprocessen i Borås kommun. Dock är dessa ej absoluta som enskild utan oftast bör kombineras. För att få ett bättre helhetsbild i hur Borås kommuns E-tjänst för hantering av bygglovsprocessen fungerar eller uppfattas av de kunder som använde tjänsten, hade en sådan undersökning varit bra att genomföra.