Värdeflödesanalys av reklamationsprocessen på ABB Control Products

Sammanfattning: Värdeflödesanalys är ett ofta använt verktyg inom förbättringskonceptet Lean och syftar till att eliminera slöserier i processer och erhålla en högre resurseffektivitet. Värdeflödesanalys har sitt ursprung i produktionssektorn men har utvecklats till att användas också inom tjänstesektorn även om det fortfarande inte tillämpas i lika stor utsträckning där. Reklamationsprocessen är just en sådan tjänsteprocess som detta examensarbete syftar till att undersöka. Målsättningen är att framlägga resultat som bidrar till att ABB Control Products kan lämna svar till kund inom 10 arbetsdagar från mottagande av returnerad produkt. För detta ändamål kartläggs ett antal avslutade reklamationsärenden bestående av produktfamiljerna kontaktorer, mjukstartare och tryckknappar. Dessutom följs ett mjukstartarfall i realtid genom reklamationsprocessen för att direkt kunna observera hur arbetet går till. Det kan konstateras att den främsta anledningen till att ledtiden för reklamationsärenden idag är för lång är att det samlas stora lager vid varje processteg. Detta beror i sin tur på att det är mycket gods som kommer in i huset, de tillgängliga resurserna är hårt belastade och att reklamationsärenden generellt sett är nedprioriterade. Detta ställer höga krav på effektivitet och resursoptimering. I detta examensarbete har det framkommit att ett av de största hindren för att kunna ge kunden svar inom 10 arbetsdagar är att en ofullständig felbeskrivning ofta lämnas av kunderna. Detta gör det svårt att kunna göra en bra undersökning av produkterna. Ett annat problem är att en stor andel av det tillbakaskickade godset som kommer till ABB Control Products är felfritt, detta tar en massa tid och kostar mycket pengar för såväl kunderna som ABB Control Products. Ytterligare en brist med reklamationsprocessen är att reklamationshanteringen är personbunden, information om reklamationsärendena är knutna till en viss anställds e-mail och därmed inte åtkomliga för andra anställda. Dokumenten som används ser också lite olika ut beroende på vilken produktfamilj man jobbar med. Ett förbättringsförslag som rekommenderas för att åtgärda bristen med ofullständig felbeskrivning från kund är att införa en interaktiv Trouble Shooting Form där kunden via ett gränssnitt beskriver sina problem och de förhållanden som rådde då felet med deras produkt uppstod. Syftet med denna interaktiva Trouble Shooting Form är att kunna erhålla fler och bättre svar från kund. Detta skulle samtidigt även minska andelen tillbakaskickat gods som inte är felaktigt eftersom en bättre bedömning av ett reklamationsärende kan göras redan innan godset skickas tillbaka. Dessutom är det viktigt att man har en kontinuerlig dialog med kunden och att man betonar vikten av att fylla i denna interaktiva Trouble Shooting Form och givet att kunden gör detta så ska svar till kund garanteras inom 10 arbetsdagar. Vidare bör en breddutbildning av kvalitetspersonalen initieras för att de ska kunna skriva rapporter även för andra produktfamiljer. Syftet är att de anställda vid kvalitetsavdelningen ska kunna backa upp varandra vid frånvaro av personal. För att kunna göra detta behövs även åtkomst till alla e-mail som berör reklamationsärenden. Detta kan åstadkommas genom att skapa en, för kvalitetsavdelningen, gemensam inbox. En standardisering av de dokument som används för de olika produktfamiljerna är ytterligare ett förbättringsförslag som är viktigt att genomföra i syfte att kunna ge ett mer professionellt intryck gentemot kund. Beslut om standardisering bör man fatta på en högre organisatorisk nivå. I ett framtida tillstånd kan alltså reklamationsprocessens lagertid, med ovanstående och andra förbättringsförslag som framläggs i denna rapport, minska väsentligt och således blir flödet genom reklamationsprocessen bättre, ledtiden förkortas och kunden får svar snabbare. I ett längre perspektiv kan man tänka sig ett optimalt framtida tillstånd för produktfamiljen mjukstartare där processtegen undersöka produktochskriva rapport & krediteringsunderlag utförs av en och samma person på samma sätt som för kontaktorer och tryckknappar idag. Fördelarna med detta optimala tillstånd är att undersökning av produkt och skrivande av rapport till kund kan ske i direkt anslutning till varandra, man minskar ett led i  reklamationsprocessen och färre personer blir inblandade i ett visst  reklamationsärende vilket resulterar i att kunden får svar ännu snabbare.