Framgångsfaktorer för att minska risken för missförstånd och tvetydigheter i kravinsamlingsprocessen : En fallstudie av ett kund-projekt hos Stamford och ett hos inPort

Sammanfattning: Idag är det mycket vanligt att företag och organisationer använder sig av affärssystem för att kunna underlätta och stödja sina affärsprocesser. Affärssystemet fungerar som ett slags kärna i företaget eller organisationen, och det huvudsakliga syftet är att stödja alla huvudfunktioner och integrera flödet av data. Det händer än idag att IT-projekt misslyckas i hög grad, och de största orsakerna till det anses vara bland annat att företaget får prioriterade förändringar, dålig kommunikation, och inkorrekt kravinsamling. Orsaker som leder till en inkorrekt kravinsamling kan vara bland annat att det uppstår missförstånd och tvetydigheter i kraven. Missförstånd och tvetydigheter kan uppstå genom bland annat en sämre förmåga att kommunicera hos de involverade parterna, att båda parter inte har en samsyn i språket eller de begrepp som används, eller att rätt kompetens eller rätt personer inte finns tillgängliga i projektet. Uppsatsens syfte är att identifiera och beskriva framgångsfaktorer för att minska risken för missförstånd och tvetydigheter i kravinsamlingsprocessen, ur ett kund–systemleverantörsperspektiv. Kravinsamlingsprocessen syftar på den kravinsamlingsprocess som genomförs i systemutvecklingsprojekt. Den metod som har använts i denna uppsats är fallstudiemetoden. Två fall, i form av kund-projekt, har studerats hos fallföretaget och skarpa intervjuer med semi-strukturerade intervjuguider som underlag har genomförts. Intervjuerna gjordes med två systemleverantörsföretag och ett kundföretag till respektive systemleverantörsföretag. De viktigaste slutsatserna från uppsatsstudien för att kunna minska risken för missförstånd är att kommunikationen är A och O, det behövs en samsyn i språk och begrepp, det är viktigt med kompetensbredd och tillgång till rätt kompetens, samt att kunna avsätta tid. Kommunikationen är helt avgörande när det handlar om att kunna minska risken för missförstånd och tvetydigheter. Båda parter i ett kund- och systemleverantörssamarbete behöver ha förmågan att kunna kommunicera, och även göra det på ett sätt som passar båda parter. Förutom att kunna kommunicera är det också viktigt att båda parter har en samsyn i språk och begrepp. Ett begrepp hos kunden kan betyda något helt annat för systemleverantören, och begrepp kan också ha flera olika betydelser, vilket är viktigt att reda ut tidigt i kravinsamlingsprocessen. Eftersom kunden besitter mer verksamhetsmässig kompetens och systemleverantören mer teknisk kompetens finns det också en stor risk att de talar olika språk, eftersom systemleverantören tenderar att använda mer tekniska begrepp och kunden använder dennes verksamhetsbegrepp. Även kompetensbredd och tillgång till rätt kompetens är viktigt, därför att ett system ofta påverkar i stort sätt hela verksamheten, men det är inte alltid personer från verksamhetens alla delar som deltar i projektet. Därmed är det viktigt att kunna ha tillgång till personer från de olika delarna, för att till exempel ta reda på arbetssätt. Det är också viktigt, för båda parter, att kunna avsätta tid. Det är viktigt att hålla kravspecifikationen uppdaterad med de aktuella kraven, för att inte riskera att utvecklingen tar en annan väg än mot den gemensamma målbilden.