Behåll korna men lägg ut lagår´n : En kvalitativ studie om beslutsprocessen vid outsourcing

Sammanfattning: Sammanfattning I takt med att marknaderna blir allt mer globala ställer det högre krav på effektivitet i företag för att de skall behålla sin konkurrenskraft. Företaget måste fokusera på sin kärnverksamhet för att behålla sin spetskompetens på marknaden. Outsourcing har länge varit ett medel för att koncentrera sin verksamhet till de områden som är mest konkurrenskraftiga. Vi fann det därför intressant att studera hur beslutsprocessen ser ut i de företag som väljer att lägga ut hela eller delar av en process på en extern leverantör. Vilka är de faktorer som företagen beaktar och vilka risker ser de med outsourcing? Vårt syfte med denna uppsats är att skapa en ökad förståelse för den beslutsprocess som företagen går igenom vid outsourcingbeslut. Vi vill även se ifall besluten fattas rationellt eller irrationellt. Outsourcing är när ett företag utkontrakterar en del av sin verksamhet till en underleverantör. Exempel på sådana verksamheter är stödfunktioner som redovisning, städning samt IT. Vi betraktar inte tillfälliga inköp av t.ex. konsulttjänster eller nyttjande av bemanningsföretag med kortare kontrakt än ett år som outsourcing. Verksamhet som förflyttas till dotterföretag är enligt oss inte att betrakta som outsourcing. Denna uppsats är skriven ur ledningens perspektiv. Vi hade båda ett intresse för att utreda hur personer i ledande ställning inom företag resonerar och går till väga när de skall besluta om outsourcing. Vi har använt oss av en kvalitativ metod och ett deduktivt angreppssätt för att ta reda på detta. Genom att använda oss av en kvalitativ metod kan vi få en djupare inblick i processen och undvika att endast få fram en ytlig bild som baseras på uppfattningar. Enligt teorin består en beslutsmodell av fyra steg. Den börjar med en problemdefiniering som följs av informationssökning, värdering och slutligen en presentation. Motiven till outsourcing kan vara av kostnadsmässig, strategisk eller politisk art. Det finns även risker med outsourcing t.ex. kvalité, sekretess eller kompetensförluster. Även psykologiska faktorer påverkar beslutsprocessen. Vi har genom att intervjua sex stycken företag kommit fram till att de i stor utsträckning använder sig av outsourcing med strategiska motiv som grund. De vill också sänka sina kostnader. Det handlar bl.a. om att snabbt kunna möta en högre efterfrågan på produkten. Samtidigt vill företagen förflytta en del av riskerna från företaget till underleverantörerna. Företagen har också begränsat med resurser. Minskad kapitalbindning väger därför också tungt i beslutsprocessen. Vi har funnit att företagen i stor utsträckning följer den beslutsmodell som vi presenterade i teorin. Det vanligaste motivet att förflytta verksamhet var att produkten eller tjänsten kunde produceras billigare av någon annan. Valet av leverantör skedde på lite olika sätt mellan de intervjuade företagen. Det intressanta var att det företag som under kortare tid än övriga använt sig av outsourcing hade en bredare informationssökning. Det kan tyda på en högre rationalitet eftersom risken för att missa fördelaktiga alternativ minskar. Samtidigt uppgav de övriga att de i slutändan är billigare att använda sig av kända och etablerade leverantörer.