Är vi effektivare på distans? : En kvalitativ studie om hur covid-19 har påverkat organisationers förutsättningar att bedriva effektiva möten

Sammanfattning: Bakgrund. Möten utgör en essentiell funktion för organisationer och är avgörande för genomförandet av arbete. Arbetstid spenderad i möten ökar och möten utgör en stor kostnad för företag. Till följd av covid-19 pandemins framfart har organisationer skiftat till att bedriva möten virtuellt. Denna övergång lyfter frågan huruvida övergången har påverkat hur möten bedrivs, samt hur deltagarna vid virtuella möten upplever effektiviteten.  Syfte. Föreliggande studie syftar till att undersöka hur övergången till virtuella möten har påverkat möjligheten att bedriva effektiva möten. Studien beaktar rutiner och strävar efter att explorativt undersöka den virtuella övergången och vilken effekt den har haft på mötesrutiner.  Metod. Studien är genomförd genom utförandet av intervjuer, observationer, samt granskning av dokument. Totalt genomfördes 11 intervjuer och 4 observationer. Insamlad empiri analyserades genom en innehållsanalys. Kategorier identifierades utifrån empiri där stycken från empirin blev inplacerade.  Resultat. Studiens resultat tyder på att övergången till virtuella möten kan påverkan möteseffektiviteten. Studien har uppmärksammat 16 kategorier som kan påverka möteseffektiviteten. Dessa är: antal deltagare, punktlighet, agenda, dialoger, miljö, förberedelser, prioritering, mötesmedium, förändring, känsla, relation, deltagande, inbjudan till möte, mötesledare, mötesprotokoll, och multitasking. Vidare noterar studien att rutiner i koppling till nämnda kategorier förändrats.  Slutsatser. Studien presenterar fyra övergripande slutsatser. En övergång till virtuella möten indikerar på att: tid spenderad i möten ökar; det blir upp till deltagarna själva att skapa optimala mötesförhållanden; fokus minskar hos mötesdeltagarna; lokala och globala relationer kan påverkas negativt respektive positivt.