Intern processkvalitet Region Bygg Mellersta : Totalkvalitetsgranskning på en byggregion i Peab Sverige AB

Sammanfattning: Sammanfattning   Studiens syfte var att bidra till framtidens kvalitetsarbete i byggbranschen och att utveckla arbetet med kvalitet. I studien kartläggs om det finns faktorer som påverkar kvaliteten i större utsträckning än andra faktorer. Kartläggningen görs genom granskning av ett byggprojekt och Peabs interna kvalitetsarbete i Region Bygg Mellersta, där granskningen sker utifrån Totalkvalitetsbegreppet(Sandholm 2008).   Granskningen utfördes på dokumentation, värdegrundsdokument, egenkontroller och intervjuer för att kartlägga det interna arbetet. Intervjuerna utfördes med samma frågeställningar till alla informanter, dock skiljer sig formuleringar åt mellan hantverkare och ledare inom Peab, se bilaga 1 och 2. I byggprojektet granskades dokumentationen där intervjuerna användes för att säkerställa vad olika yrkeskategorier, inblandade i projektet ansåg om byggprojektet som helhet.   Syfte: Det är att bidra med analys av kvalitetsarbete i byggbranschen och därmed bidra till kvalitetsarbetets fortsatta utveckling. Studien görs för att kunna visa var det ger störst effekt att sätta in resurser för kvalitetsutveckling. Granskningen sker genom en fallstudie av Peabs interna kvalitetsarbete med fokus på Totalkvalitet. Mål: Övergripande mål är att utvärdera Peabs interna kvalitetsarbete för att se om det finns tydliga faktorer som påverkar kvaliteten i större omfattning än andra faktorer och föreslå Peab möjliga förbättringar. Delmål:         Granska egenkontroller och dokumentation på Hasselbols förskola byggd 2013-2014, för att jämföra med Peabs uppsatta mål på byggnaden och om den egna målsättningen i byggnaden uppfylls. Granska kvalitet på egenkontroller och dokumentation på Hasselbols förskola. Intervjua informanterna. Granskning av intervjuerna. Alla granskningar som görs jämförs mot Peabs offentliga värdedokument i form av mål, visioner, policy, strategier & krav och begreppet Totalkvalitet.   Metod: Inläsning på avhandlingar och information om Totalkvalitetsbegreppet. Kartläggning av byggprojektets totala dokumentation gjordes i början av studien tillsammans med arbetsledaren för byggprojektet Hasselbolsförskola. Granskningen sker på byggkontroller och annan dokumentation i projektet knutet till konstruktionen och på det interna arbetet som görs för att säkerställa kvalitén i byggnationen. Semistrukturerade intervjuer utförs med Peabs personal.     Resultat för studien blev att Region Bygg Mellersta Peab uppfyller sina uppsatta mål i byggnaden Hasselbolsförskola. Kontroller och dokumentation på byggprojektet håller hög kvalitet och är genomarbetade där inga brister har funnits vid granskningen. Intervjuerna gav att de anställda i Peab lever upp till företagets värdedokument och två av fyra av företagets kärnvärden är klart dokumenterade under intervjuerna. Intervjuerna gav att platsledningen sticker ut i projektet som exceptionellt bra från platsledningar som vanligtvis är bra. Intervjuerna gav att hantverkarna inte fullt ut känner sig nöjda i sin arbetssituation på företaget. Hantverkarna har en gemensam upplevelse av sin arbetssituation där de upplever att det är svårt att få till kontinuerliga förbättringar som märks ändå ut i produktionen. Den faktor som visar sig vara särskilt viktig för kvalitén i byggprocessen och byggnaden är att ha engagerade och kompetenta ledare i arbetsledningen. Detta innebär att ska företaget satsa någonstans i organisationen, då är det ledarna man ska investera i och utbilda för att uppnå högre kvalitét. I begreppet Totalkvalitet(Sandholm 2008) är det ledarskapet man trycker på för att få till kontinuerliga förbättringar i verksamheten. Denna studie har visat att Totalkvalitetsbegreppet stämmer, att det viktigaste för att lyckas med förändringsarbete är att ha engagerade ledare som driver förändringen i företagen.   Övergripande resultatet: Det håller hög kvalitet i förhållande till begreppet Totalkvalitet(Sandholm 2008) vad gäller ledarskap, information och analys, verksamhetsplanering, medarbetarnas engagemang & utveckling, verksamhetens processer och verksamhetens resultat. Ledningen för Affärsområde Bygg[1] arbetar aktivt med kvalitetet i olika former, ständiga förbättringar, rutiner, mallar, checklistor, utbildning, internrevison, arbetsmetoder, tekniska lösningar, erfarenhetsåterföring, ledningssystem och arbetsmiljö där detta ingår i VLS-verksamhetsledningssystemet.   Analyser av studien Analysen som görs när det gäller energisnåla och nya bygglösningar är kraven högt satta inom Peab, detta gäller också kundnöjdheten. Det var hög kvalitet på dokumentationen där det finns bara positiva saker att säga om dokumentationen i sin helhet. Utifrån att det är en omfattande dokumentation i projektet och inga fel har hittats vid granskningen. Dokumentationen är genomarbetad och välgjord av platsledningen i projektet. Projektdokumentationen har påverkats redan från uppstart under projekteringstiden av arbetsledningen som har gjort all dokumentation. Kraven som finns på dokumentation i alla projekt är Peabs egna riktlinjer & skallsatser[2], lagkrav och byggherrekrav. Intervjuerna ger olika bilder: Den första bilden ges av ledarna inom Peab, där de ger bilden av den höga kvalitetsambition som företaget har i sina mål. Deras kompetens, engagemang, förändringsvilja, prestigelöshet och ambitioner i sitt arbete med att driva Peab mot framtiden. Den andra bilden ges av hantverkarna där det finns en viss frustration, tolkningen som görs är att de inte känner sig delaktiga fullt ut i byggverksamheten i alla byggprojekt. Hantverkarna upplevde att i Hasselbols förskoleprojekt fungerade allting mycket bra under byggproduktionen och de var nöjda med projektet. Hantverkarna ansåg att byggprojektet höll högre klass än det som de vanligtvis är vana vid ute i de bra byggprojekten. Den tredje bilden ges när det handlar om Peabs framtida utveckling, där alla informanterna är helt överens om att företaget måste utvecklas ständigt för att ligga med i framkant i byggbranschen.   Övergripande analys: Peab har god styrning och därmed goda förutsättningar att vidareutveckla verksamheten mot de egna målen, i de delar där man ännu inte har nått fram dit regionen vill vara. Tolkningen är att Peab kontinuerligt arbetar med ständiga förbättringar i verksamheten på alla nivåer och bedömningen är att man i Region Bygg Mellersta helt arbetar efter Totalkvalitetsmodellen SIQsmodell (Sandholm 2008, s.64) av de intervjuer som har gjorts och av dokumentation från projektet Hasselbols förskola som har granskats. Peab har bestämt att det ska göras arbetsberedningar med personalen i byggprocessen under byggnationen, vilket alla arbetsledningar ska göra på ett tydligt sätt för hantverkarna. Kan detta göra att missar i kommunikationen undviks och att byggfel minskar i produktionen, samt att det blir ett bättre flyt i byggproduktionens alla delar? Peab bör se över hur man tar in information för att säkerställa att arbetsberedning skett. I Region Karlstad under Division Väst[3] genomfördes en riktad insats mot arbetsberedningar och dess redovisning. Då lyfte sig hela organisationen när det gäller redovisningen av arbetsberedning på Aktivitetskorten i byggprojekten. Har alla ledare inom Peab fått ta del av den interna kvalitetssatsning, ”Rätt Från Mig”[4]? Ja, enligt Berg[5] har alla ledare inom regionen tagit del av denna satsning där arbetsberedningar ska användas i byggproduktionen. Peab började använda sig av arbetsberedningar redan under 70-talet. Trots det upplever hantverkarna fortfarande ibland att det i vissa byggprojekt inte alltid genomförs arbetsberedningar kontinuerligt i alla projekt ute i byggproduktionen. Enligt Berg använder alla platsledningar sig av arbetsberedningar, vilket redovisas i Aktivitetskorten. Varje arbetsberedning har ett Aktivitetskort[6] knutet till sig. Enligt Berg skiljer det sig mellan olika platsledningar hur duktig man är på att redovisa på sina Aktivitetskort. Alla platsledningar är inte lika noggranna med att föra in gjorda återkopplingar på utförda arbetsmoment i sina Aktiviteskort.   Synpunkter från hantverkarna är också att när det görs arbetsberedningar att platsledningen inte alltid följer upp arbetet med en utvärdering av hur byggmomenten har fungerat ute på bygget. Hantverkarna efterlyser att arbetsberedningar och utvärderingar som har gjorts, ska börja märkas mer i byggproduktionen ute på byggarbetsplatsen. Framförallt då hantverkarna kommer in i nästa byggprojekt, men här upplever hantverkarna att ofta stöter de på samma problem som var i föregående byggprojekt.   Uppfattningen är i studien att den kritik hantverkarna har generellt inte gäller arbetsledningen för det granskade projektet. I det granskade projektet har alla som blivit intervjuade och arbetade i projektet, tyckt att detta projekt har fungerat mycket bra. Bedömningen är att platsledningen i projektet Hasselsbols förskola har varit bra på att lyssna och att få alla engagerade i byggprojektet. Hantverkarna bekräftar att platsledningen i projektet har varit noga med att göra arbetsberedningar och sedan göra uppföljning av hur det gick under arbetsmomenten. Detta syns också i studiens granskning av deras Aktivitetskort att de har en välgjord dokumentation av sina arbetsberedningar. När hantverkarna tillfrågades om projektet ställdes frågan om de tyckte att det blev för mycket information, när det blev regelbundna arbetsberedningar. Ingen av hantverkarna ville säga att det blev för mycket information men känslan som fås är att de i början av projektet tyckte det. Det var först när hantverkarna kände vilket bra flyt i arbetet det gav på byggarbetsplatsen som de uppskattade att platsledningen använde sig av kontinuerliga arbetsberedningar med uppföljningar. En hantverkare säger: - ”I Sunne var det bra med arbetsberedningen där platsledningen körde väldigt mycket med detta faktiskt. Det är nog nästan första bygget som det har varit genomgående med detta.” Tolkningen som har gjorts i studien är att hantverkarna inte är vana vid detta sätt som platsledningen bedrev sitt ledningsarbete på byggarbetsplatsen men att de uppskattade det och att de skulle vilja ha det arbetssättet i alla byggprojekt. Hantverkarna vill ha ett jämnt flyt i sitt arbete när de bygger och detta fick de i projektet Hasselbolsförskola.   Förändringsförslag till Region Bygg Mellersta Peab ska: Lyfta upp arbetsberedningsmöten i organisationen till platsledningar igen där man beskriver ekonomiska vinster och nyttan med att använda sig av arbetsberedningsmöten. I det arbetet ute på byggarbetsplatserna är det viktigt att arbetsberedningar genomförs på ett tydligt sätt i verksamheten. Vikten av att använda arbetsberedning som metod i byggproduktionen för att förenkla och klargöra samtliga pågående byggmoment i och utanför byggnaden, av alla inblandade parter som är delaktiga i uppförandet av konstruktionen. Det finns i det granskade projektet ett gott exempel på en platsledning som kan användas för att belysa detta ur ett arbetsperspektiv, inom Region Bygg Mellersta för platsledningar i Peab. Då denna platsledning har fått väldigt bra kritik av de hantverkare som har deltagit i projektet Hasselbolsförskola.   Internt ta reda på hur många platsledningar eller projekt det finns där hantverkarna upplever att det inte förekommer kontinuerliga gemensamma möten/arbetsberedningar för genomgång av byggprojektet och dess fortskridande. Peab har ju sin medarbetarenkät Handslaget en gång om året, där skulle man kunna rikta frågor till hantverkarna för att få frågan kartlagd. Här skulle man även kunna få svar på om det är något de saknar på arbetsberedningen, hur man upplever att uppföljning sker av arbetsberedningen och hur man tycker att platsledningarna sköter det här ute i sina projekt. Kanske skulle man även rikta frågan till de som jobbar i platsledning för att få deras bild av hur det fungerar. Skattningen som görs är att mycket skulle vara vunnet om hantverkare och platsledning börjar se samma bild av vad arbetsberedningen ska göra och hur man får ut det mesta av den. Kartläggningen av arbetsberedningen kan användas för att lyfta fram, goda exempel som redan finns inom Peab.   Säkerställa internt att erfarenhetsåterföringen som görs används på ett sådant sätt att det börjar märkas även ute i byggverksamheten.   Företaget bör se över möjligheten att ge hantverkarna återkoppling på erfarenhetsåterföring på ett tydligare sätt än vad som görs idag. Ett förslag kunde vara om det sker någon form av slutrapportering från varje projekt att man skriver ner den informationen i en kort resumé och skickar ut till alla egna hantverkare som deltagit i projektet. Då alla hantverkare inte är kvar på byggarbetsplatsen till sista arbetsveckan och när byggprojektets sammanställning görs är det oftast bara en av hantverkarna som deltar vid byggprojektets utvärdering. Då skulle en kortresumé leda till att alla får ta del av samma information om byggprojektet och känna sig delaktiga. Förslagsvis tar man i kortresumén med dels hur utfallet av produktionen blev men också omständigheter som påverkade projektet i större omfattning, samt nyckelfaktorer till att projektet blev framgångsrikt.   Internt ta reda på vad det är för faktorer som gör att man inte har alla byggritningar klara innan start av ett byggprojekt. Kan man förändra något i förprojekteringsfasen för att hjälpa beställaren att snabbare komma till insikt med vad det är man önskar sig i den tilltänkta byggnationen.   Säkerställa att hantverkarna får en bättre och tydligare återkoppling på det de gör. Detta för att personalen ska känna att de är värdefulla och en viktig del i företaget. Det är önskvärt att återkopplingen sker kontinuerligt i hantverkarnas dagliga arbete. Detta är kanske något som också skulle kunna lyftas in när återkoppling görs på tidigare gjorda arbetsberedning och dess arbetsmoment.   Se över hur platsledningarna driver byggprojekten ute på byggarbetsplatsen. Det upplevda är att man med små förändringar i sitt sätt att leda projekt skulle kunna underlätta för hantverkarna i deras dagliga arbete. Hur man som ledare agerar i sin yrkesroll ute i byggproduktionen. Det är viktigt att bygga upp en teamkänsla där alla som deltar i uppförandet av konstruktionen, ska kunna vara del av ett gemensamt lag på väg mot samma mål.   Förväntade resultat innan studien Skattningen som gjordes innan Region Bygg Mellersta granskades var att om det fanns brister skulle det hittas i dokumentationen och att alla tidigare studier skulle vara implementerade på Peab.   Resultatet av det förväntade efter studien Dokumentationen som gjordes i projektet visade sig vara i mycket hög klass med sitt innehåll och det fanns inget att anmärka på. Studier som gjorts tidigare på Peab Sverige var inte helt implementerade i verksamheten på Region Bygg Mellersta. Det ger ändå ett bra resultat för Peab då det som inte är implementerat, är på väg att föras in på företaget. Endast en punkt fanns inte med alls och det gäller en viss modell för hur Peab hanterar ordning & reda enligt 5S-principen, då regionen inte använder sig av denna arbetsmetod alls.   Nyckelord: Totalkvalitet, Peab, internverksamhet, egenkontroller. [1] Förkortas: AO Bygg och innehåller all byggverksamhet för företaget i Sverige. Se kap. 3.3 för att ta del av hela Peabs organisation. [2] Skallsats är rödmarkerad på Peabs Produktionsprocesskarta från 2013-09-16. [3] Innan september 2013 hörde man till Region Karlstad under Division Väst, Peab Sverige AB. [4] Handlar om projektering, planering & beredning, logistik och laganda. [5] Jonas Berg, chef produktionsstöd, Region Bygg Mellersta, Peab Sverige AB, intervju den 30 april 2014. [6] Aktivitetskort: Görs i tre steg- Planeringsprocessen, Under arbetsberedning, Återkoppling efter att arbetsmomenten utförts ska dokumenteras inklusive eventuella egenkontroller som finns med i aktivitetskortet ska signeras med namn och datum.