Ett engagerande intranät : En fallstudie av ett intranät på ett medelstort tillverkande företag

Sammanfattning: God kommunikation är en förutsättning för att ett företag ska fungera. I takt med digitaliseringens utveckling har sättet att kommunicera information på förändrats. Företag bedriver i allt större utsträckning sin interna kommunikation via digitala kanaler och en vanligt förekommande kanal är idag ett företags intranät. Men för att en kommunikationsprocess ska vara lyckad krävs att informationen som förmedlas via intranätet faktiskt når ut och läses av företagets medarbetare. Tidigare forskning har visat att det är nödvändigt att utforma intranätet utefter medarbetarnas behov. Detta för att öka chansen till engagemang och inhämtandet av information. Därmed sågs det intressant att undersöka vilka faktorer som kan tänkas påverka en medarbetare att ta till sig information på intranätet och vilka behov som behövs uppfyllas för att öka dess delaktighet.  Denna studie har genomförts med hjälp av en fallstudie på ett tillverkande företag. En intervju har använts för att inhämta empiri i form av nulägesbeskrivning av företagets interna kommunikation och intranät. Därefter har en enkät utformats, detta för att erhålla ett bredare urval av medarbetare och ge studien underlag för vad som är medarbetarnas behov och önskemål med ett intranät och dess innehåll. Därefter har insamlad teori och empiri analyserats och diskuterats för att slutligen komma fram med en behovspyramid för att uppnå ett engagerande intranät. Det identifierades att faktorer som är viktiga för att medarbetare ska ta till sig information på intranätet är, tillgång till arbetsdator och arbetstelefon, vetskaps om intranätets existens, kunskap i hur medarbetarna hittar till intranätet, definierat syfte och mål samt att intranätet är lättillgängligt, lättnavigerat och kontinuerligt uppdateras.  För att få medarbetarna att inte bara besöka utan också engagera sig i intranätet behövs deras behov uppfyllas, att innehållet motiverar. I det tillverkande fallföretag visade det sig att medarbetarna har ett behov av att få veta mer om vad som händer på företaget och deras avdelning. Av det redan befintliga innehållet på intranätet användes och läses mest det allmänna nyhetsflödet, personalnytt, lägesmöten samt snabblänkar. Utöver detta önskar medarbetarna även att innehållet exempelvis ska bestå av avdelningspresentationer, bra möjlighet att söka på kollegor och ansvarsroll, evenemangslista, fabrikskarta över maskiner, maskinnummer och vilken avdelning det tillhör samt kundcase som ökar medarbetares förståelse för vad kunderna använder företagets produkter till. För att uppnå ett engagerande intranät är det därmed viktigt att företaget besitter en företagskultur som är villig att utforma intranätet utefter dessa behov. Då först kan medarbetares tillfredsställelse, motivation och delaktighet öka och därmed uppnå ett engagerande intranät.