Riktlinjer för implementering av regelverken FAR och DFARS i inköpsprocessen

Sammanfattning: Den amerikanska staten är världens största konsument av varor och tjänster och är därmed en väldigt viktig kund för många företag i länder runt om i världen. För att anskaffa varor och tjänster på det mest ekonomiska och effektiva sättet, har staten utvecklat en egen inköpsprocess. Inköpsprocessen styrs av regelverket Federal Acquisition Regulation (FAR). Utöver FAR, finns det ytterligare regler som styr anskaffningen inom olika affärsområden. Inom försvarsindustrin benämns regelverket Defense Federal Acquisition Regulations Supplement, DFARS, som styr anskaffningen av försvarsmateriel. Regelverken består av klausuler, alltså krav som måste uppfyllas av de som gör affärer med den amerikanska staten. Tidigare har den amerikanska staten endast krävt att huvudleverantörerna ska följa regelverken. På grund av att USA blir allt starkare på marknaden, krävs det nu att även huvudleverantörernas underleverantörer måste uppfylla vissa klausuler. Det gör att statens huvudleverantörer behöver göra ändringar i de nuvarande inköpsprocesserna för att regelverket ska uppfyllas.  Problemet är att många underleverantörer inte har någon erfarenhet av regelverket och tycker att det innebär för mycket jobb eftersom att det är utmanande att förstå och hantera. Om regelverket inte följs kan det leda till straffavgifter, uteslutning från nya affärsmöjligheter med den amerikanska staten, uppsägning av avtal och övriga affärer kan påverkas.  Arbetet utförs på SAAB Training & Simulation i Huskvarna som nyligen har påbörjat en process för att implementera regelverket i inköpsprocessen. Det här arbetet utförs för att ge stöd åt SAAB i deras fortsatta arbete av implementeringen.  Syftet med arbetet är att utifrån både underleverantörens och huvudleverantörens perspektiv, ta fram riktlinjer för att implementera regelverket i inköpsprocessen. För att på det sättet underlätta huvudleverantörens arbete och få underleverantörerna att acceptera regelverket. Syftet uppnås genom att undersöka vilka huvudsakliga problem som huvudleverantörer och underleverantörer uppfattar med regelverket och hur de arbetar med det. Det görs genom att utföra benchmarking mot en huvudleverantör som är erfaren av regelverket. Dessutom intervjuas två underleverantörer om hur de uppfattar regelverket. Utifrån teorin och informationen i fallstudien visas det att de största problemen med regelverket är att förstå och hantera klausulerna och hur regelverket ska introduceras för underleverantörerna. Utifrån problemen och beskrivna lösningar, har slutligen ett antal riktlinjer utformats. Riktlinjerna är till för att stödja huvudleverantören för att regelverket ska implementeras på bästa sätt.