Kunskapsöverföring mellan projektledare vid överlämning av pågåendeprojekt

Sammanfattning: Kunskapsöverföring, även kallat erfarenhetsåterföring, är ett begrepp som kan ha olika innebörd beroende på sammanhang. Inom projekt handlar det om hur de involverade tar tillvara på samt lagrar kunskap och erfarenheter för att kunna använda det i framtida projekt. När ett behov av projektledarbyte uppstår kan det komma att innebära konsekvenser förprojektet, som då förlorar värdefull kunskap, om kunskapsöverföringsprocessen vidöverlämning av pågående projekt är bristfällig. God kvalitet, minskade kostnader och konkurrensfördelar är några förmåner med bättre kunskapsöverföring och effektivareöverlämningsprocesser. Det huvudsakliga syftet med denna studie var att granska och utvärdera hur en offentligorganisation inom byggbranschen hanterar projektöverlämningar under pågående projekt och kunskapsöverföring mellan projektledare för att därefter framföra förslag som kan leda tillförbättrade processer inom dessa områden. Studien grundar sig i en fallstudie utförd på Lokalförvaltningen i Göteborg. Genom att intervjua projektledare samlades empiriska data in till denna studie i kombination medanalys av diverse dokumentation från Lokalförvaltningen i form av protokoll, rapporter, informationsblad etc. Genom intervjuer framkom att samtliga projektledare saknar kännedom om rutiner och arbetssätt kring överlämning av pågående projekt samt uppföljning av tidigare projektöverlämning. Samtliga intervjuade projektledare är eniga om att överlämningsprocessen inte fungerar tillfredsställande. Överlämningar sker idag utifrån individuella projektledande preferenser och vad en projektöverlämning innefattar varierar. Tillgång till dokument som protokoll, beslut, kontaktuppgifter etc. är en kritisk del för att en överlämning ska fungera väl. Huvudorsaken till bristfälliga projektöverlämningar och bristande kunskapsöverföring ärtidsbrist. Bristande projektöverlämningar och bristande kunskapsöverföring underöverlämningar beror, utöver tidsbrist, till stor del på avsaknad av rutiner och riktlinjer för hur processen ska gå till. Standardiserade checklistor bör användas för att säkerställa att den information som anses viktigast överförs. Bredvid gång, alternativt flera överlämningsmöten, bör användas för att säkerställa att relevant information om projektet når fram tillprojektledaren som tar över projektet.