Kvalitet inom offentlig upphandling : en fallstudie av en kommunal förvaltning

Sammanfattning: Lagen om offentlig upphandling reglerar sedan 1994 hur upphandlingar i offentliga sammanhang ska genomföras. Syftet med lagen är att konkurrensutsätta marknader och förhindra att skattemedel används på ett otillbörligt sätt. En konsekvens av lagen är att offentligt upphandlande myndigheter tenderar att lägga stor vikt vid priset och kostnader istället för att väga in faktorer som till exempel kvalitet. Syftet med den här undersökningen är att undersöka hur olika delar i upphandlingsprocessen påverkar kvaliteten på de tjänster som upphandlas. Undersökningen har genomförts som en fallstudie av en kommunal förvaltning i Sverige. Den viktigaste informationskällan i undersökningen har varit intervjuer vilka har skett med anställda på enheten, leverantörer i anslutning till studerade verksamhetsområden samt även med ett antal personer från liknande kommunala verksamheter. I undersökningen har ett flödesschema tagits fram i vilken upphandlingsprocessens olika aktiviteter synliggörs. Utifrån den litteraturstudie som ligger till grund för undersökningen har fyra av dessa aktiviteter; bakgrundsarbete, framtagning av förfrågningsunderlag, uppföljning och utvärdering, identifierats som de aktiviteter där det finns störst möjlighet att påverka kvaliteten på det som upphandlas. Utifrån de intervjuer som genomförts har olika problem och aspekter identifierats som utgör ett hinder för att beställaren inte erhåller god kvalitet på det som upphandlas. Undersökningen synliggör därmed vanliga problem som finns hos upphandlande myndigheter och ger rekommendationer för hur en beställare kan hantera och förhindra dessa. Första rekommendationen som undersökningen leder fram till är att beställaren bör investera i rätt kompetens. Det har visat sig att det finns en osäkerhet i hur beställaren i vissa avseenden ska formulera sig i förfrågningsunderlaget vilket leder till kvalitetsbristkostnader. Att investera i rätt kompetens lönar sig därför i längden i form av minskade kvalitetsbrist-kostnader. Nästa rekommendation är att införa ett system för avtalshantering som ser till att framtagning av förfrågningsunderlag påbörjas i tid. Den tidsbrist som annars uppstår leder till att krav och formuleringar inte hinner arbetas igenom ordentligt vilket också leder till kvalitetsbristkostnader. Det är också viktigt att formulera tydliga krav efter kundens behov. Dels för att inte lämna utrymme åt leverantören för egna tolkningar som de kan vända till sin fördel och beställarens nackdel men också för att få så nöjda medborgare som möjligt. Detta skulle kunna göras genom att ha så kallade samrådsmöten med medborgarna. Avsätta resurser för uppföljning är något beställaren måste göra för att säkerställa att de får det de betalar för. Att inte följa upp avtalen innebär att LOU undermineras och att oseriösa aktörer gynnas. Att införa mål- och bonusrelaterade ersättningssystem för leverantören är ett sätt att öka incitamenten för denne att leverera en högre kvalitet. Det är också viktigt att beställaren har en god dialog med leverantören för att skapa en ansvarskänsla och bygga upp en respekt för varandras verksamheter. Slutligen rekommenderas beställaren att arbeta enligt ett kvalitetsledningssystem för att integrera och strukturera upp rutiner och kvalitetsarbete i organisationen.