Att förändra en högskolas kodplan : fallstudie vid Högskolan Väst

Sammanfattning: Studie "Att förändra en högskolas kodplan (- fallstudie vid Högskolan Väst)" i kursen Examensarbete i företagsekonomi - kandidatexamen med inriktning mot redovisning, VT 2013 har genomförts av Pernilla Andersson och Victoria Sjöstedt. Vi har på uppdrag av Högskolan Väst undersökt hur en kodstruktur kan vara strukturerad för att uppfylla interna och externa redovisningskrav och behov. Bakgrunden till studien orsakades av att de upplevde en problematik med deras befintliga kodstruktur som hade skapats 2002. Organisationen hade förändrats under dessa tio år varför strukturen behövde justeras, dessutom hade de börjat växa ur sina nummerserier. Ett beslutsstödssystem hade också införskaffats där ekonomisystemet eventuellt skulle implementeras varför kodstrukturen även behövde kunna integreras med andra system för att få fram relevant information. Högskolans kodplan vid studiens genomförande bestod av fälten konton, ansvar, verksamhetsgren, motpart, finansiär, anläggning och objekt. Syftet med studien var att lägga en teoretisk grund för en ny kodstruktur som kunde uppfylla verksamhetens krav och behov. Gruppintervjuer med åtta fokusgrupper samt fyra individuella semi-strukturerade intervjuer inom Högskolan Västs organisation användes som metod för datainsamling. De befattningar som intervjuades var beslutsfattare, olika befattningar inom ekonomifunktion, utredare, koordinator för kvalitet samt forskningsrådgivare. För att få med några ytterligare behov granskades även vissa officiella dokument som Högskolans årsredovisning, regleringsbrev, Ekonomistyrningsverkets (ESV) rekommendationer och regelhänvisningar. Vår undersökning grundade sig i en teori kring ABC-kalkylering i relation till traditionella metoder. Empirinsamlingen visade på ett behov av att kunna få ABC-redovisning men att det vid tidpunkten för studien inte var fullt genomförbart eftersom det skulle innebära mycket manuellt arbete varför fler datasystem i så fall behövde integreras som exempelvis ett tjänsteplaneringssystem. Vi kunde konstatera genom empirin och teorin att det högskolan saknade var en ABC-redovisning, med fokus på ansvar och objekt. Kodplanens struktur som vi rekommenderar till Högskolan Väst är en grund för att kunna utvecklas till en ABC-modell efterhand som system implementeras. Vi kunde även konstatera att Högskolan Västs nuvarande kodstruktur inte behövde någon större omstrukturering utan att istället interna rapporter och uppföljningsmallar behövde förändras till att bli mer aktivitetsbaserade istället för kontobaserade som de var vid tillfället för studien.