Dokumentation i gränslandet : Dokumenthantering av volontärsinsatser från ideella organisationer vid krissituationer

Sammanfattning: I vårt gemensamma samhälle anses volontärarbete ofta vara något speciellt, något som man kan ha eller inte ha. Denna missuppfattning beror delvis på bristande kunskap och intresse för denna typ av aktivitet. Men trots detta har volontärarbete alltid varit och kommer att förbli en central del av samhällets utveckling och funktion. I praktiken ser vi att den vanligaste formen av ideellt arbete är förmågan hos människor att organisera sig på lokal nivå (vanligtvis i en förening) för att lösa specifika lokala problem. Det civila samhället har alltid olika ideella organisationer. Ett sådant samarbete kan göra vad ingen annan kan. Ideella styrkor kan göra vad regeringen eller företagen inte kan (inte vill). Medborgarna kan spela en viktig roll för att hjälpa offren i olika krissituationer och kan också vara ovärderliga för myndigheterna.  Men volontärernas arbete är inte alltid väl dokumenterat. För att få en fullständig bild av alla deltagare och deras engagemang i nödsituationer måste registerhantering ta hänsyn till dess mångfald. ISO 15489–1:2016, en internationell standard för dokumenthantering, beskriver att systematisk dokumenthantering är viktig för både organisationer och samhälle för att skydda och upprätthålla tillförlitliga register, främst som bevis för att åtgärder har genomförts och för det andra som stöd för framtida åtgärder och lösningar.  Denna studie undersöker frågor relaterade till ett så ganska problematisk fråga i ideella organisationers lösning av en krissituation som att dokumentera deras medlemmars/deltagares arbete. Med hjälp av två ideella organisationer (Missing People Sweden och Svenska Röda Korset) granskas och analyseras de åtgärder som vidtas av organisationer för att lösa detta problem - hur man ska dokumentera volontärernas arbete, hur denna dokumentation kommer att sparas/ arkiveras för användning i framtiden. Intervjuer genomfördes med de studerande organisationerna, som låg till grund för slutsatser om den aktuella situationen. Dokumentteori och Records continuum modell togs som en teoretisk grund för uppsatsen. Som forskningsmetod används en instrumental fallstudie, baserad på studier av tillgänglig litteratur och vetenskaplig forskning och genomförande av kvalitativa intervjuer. Den diskuteras också hur organisationer som helhet hanterar frågan om information- och dokumenthantering i sina organisationer.  Studien visar att båda undersökta organisationerna dokumenterar medlemmarnas/deltagarnas arbete som återspeglar denna aktivitet i slutrapporterna om det utförda arbetet. All denna dokumentation förvaras vanligtvis endast i elektronisk form och bevaras/arkiveras på servrar. När det gäller frågan om dokumenthantering i allmänhet har organisationer helt olika tillvägagångssätt för denna fråga.