Agilt inköp av IT : En kvalitativ studie inom offentlig sektor

Detta är en Uppsats för yrkesexamina på avancerad nivå från Luleå tekniska universitet/Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle; Luleå tekniska universitet/Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle

Sammanfattning: Traditionellt har inköpsprocessen inom offentlig sektor utgått från projektmodellen vattenfall med tydliga faser och milstolpar. För att skapa större flexibilitet och effektivitet har IT-branschen frångått den traditionella projektmodellen och istället övergått till agila arbetsmetoder. En utmaning som uppstått genom detta är att inköpsprocessen inom den offentliga sektorn sällan är anpassad till agila arbetssätt. Den offentliga sektorn är en stor inköpare av IT men en betydande del av de offentliga IT-projekten misslyckas idag i form av överskriden budget. En orsak till detta kan vara att den traditionella inköpsprocessen har svårt att möta de förutsättningar som krävs för ett agilt arbetssätt, då den hindrar effektiviteten och måluppfyllelsen vid inköp av IT.   I denna studie undersöks vilka möjligheter och utmaningar som finns inom en agil inköpsprocess för IT, samt hur en agil inköpsprocess skulle kunna struktureras och tillämpas i syfte att öka effektiviteten, kundnyttan och harmoniseringen mellan inköp av IT och implementeringen.   En kvalitativ studie har genomförts där primärdata insamlats genom intervjuer. Totalt har 23 djupintervjuer genomförts med olika aktörer inom inköpsprocessen såsom beställare, upphandlare och leverantörer. Den största delen av datainsamlingen är genomförd på Luleå kommun men intervjuer har även utförts med externa respondenter med kunskap om agila arbetssätt inom offentlig sektor. Intervjuerna har analyserats genom en tematisk analys, som resulterat i ett flertal identifierande möjligheter och utmaningar för agilt inköp av IT samt ett ramverk för agilt inköp av IT.   Studien visar att det finns både möjligheter och utmaningar inom en agil inköpsprocess för IT. Offentliga organisationer som bland annat genomsyras av de agila grundvärderingarna, med motiverade och förändringsbenägna individer och förtroende för leverantörer har goda möjligheter att arbeta med agilt inköp. Utmaningar finns inom ett ökat behov av struktur, högre grad av effektstyrning, proaktiv uppföljning, en förändrad anbudsutvärdering och en kulturell omställning.   I studien har ett ramverk för agilt inköp av IT inom offentlig sektor framtagits. Ramverket är baserat på den nationella inköpsprocessen och de agila grundvärderingarna. Inom varje fas i inköpsprocessen presenteras aktiviteter som bidrar till att skapa en agil inköpsprocess. Aktiviteterna innefattar bland annat att skapa självorganiserande team, ställa krav på effektmål, skapa en jämn riskfördelning och arbeta med incitament för effektivitet. Studien bidrar med ny kunskap inom hur ett agilt arbetssätt kan anammas inom inköpsprocessen för IT inom offentlig sektor. Genom att använda det agila ramverket kan offentliga organisationer skapa en ökad harmonisering mellan inköpsprocessen och implementeringen av IT, med förhoppningen att det ökar effektiviteten och kundnyttan. 

  HÄR KAN DU HÄMTA UPPSATSEN I FULLTEXT. (följ länken till nästa sida)