Utvärdering av obligatoriska tekniska krav i upphandlingsdokumentation

Sammanfattning: Varje år uppskattas värdet av offentliga upphandlingar i Sverige vara över 700 miljarder kronor. Där en offentlig upphandling innebär att en upphandlande myndighet vidtar åtgärder för att tilldela ett kontrakt till leverantörer avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. Dessa varor, tjänster eller byggentreprenader har så kallade skall-krav som är en viss typ av krav som en upphandlande myndighet eller enhet kan ställa. Ett anbud som inte uppfyller ett skall-krav ska enligt huvudregeln förkastas. Dagens utvärderingsprocess är komplex, invecklad, kräver djup teknikkunskap och är tidskrävande. Risken att ett skall-krav missas i utvärderingsskedet är stor, vilket i sin tur har konsekvenser på budget och projekttidplan. Idag är dessa skall-krav beskrivande i text, med flera olika formuleringar för samma krav. Syftet med detta arbete var att ta fram en ny metod för Railroad Infra Sweden Consultants AB att utvärdera tekniska krav i upphandlingsdokument. Detta genom att digitalisera upphandlingsdokument och göra bedömningen av vilka krav som är uppfyllda tydligare, med syfte att underlätta utvärderingsprocessen. Under litteraturstudien hittades inga forskningsarbeten som behandlar anbudsutvärderingen, dock har det i närbesläktade forskningsarbeten nämnts och lyfts upp kompetens inom utvärdering av anbud. Lösningen för att hitta skall-krav var att omvandla textmassa till tabell. Detta genom att söka upp alla skall-krav i de tekniska dokumenten och sammanställa de i ett standardiserat tabellformat. Resultatet visade att den nya metoden att utvärdera anbud var smidigare, tog mindre tid och att inga skall-krav missades under utvärderingsfasen. Detta till skillnad från den befintliga metoden som tog längre tid och medförde att flera skall-krav missades. Med den nya utvärderingsmetoden i automatiserad Excelfil kan tekniska krav verifieras på ett noggrannare sätt där man inte missar skall-krav. Den nya utvärderingsmetoden betyder också att extra kostnader och förlorad tid i projektet minskar.