Effektivisering av verksamheter : en studie av fenomenet Lean IT

Sammanfattning: En omfattande datorisering inom företagsvärlden har skapat ett beroende av informationssystem (IS) som kan hantera och lagra information efter verksamhetens behov. Genom att investera i nya och mer effektiva IS kan verksamheter skaffa sig verktyg där de effektivt kan prioritera och allokera de resurser som finns tillgängliga. Detta gör det möjligt att omdefiniera arbetsprocesser och sysselsättningsrutiner och därmed spara arbetskraft genom att automatisera och eliminera en del uppgifter. Dock finns det en del faktorer som påverkar implementeringen av IS, exempelvis brist på resurser, teknik och kompetens. Dessa faktorer gör det många gånger mer problematiskt att utveckla IS i utvecklingsländer.Syftet med studien är att undersöka hur en organisation med begränsade resurser, kan effektiviseras genom att använda sig utav Lean IT. Studien utgår ifrån ett förändringsprojekt som genomfördes av Swedish Development Advisers (SDA), på uppdrag från Sida, för att förenkla IT-stödet för de krigsskadades myndighet i El Salvador. Myndigheten är en kombination av Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och remitterande sjukvård med 36 000 handikappade som kunder. SDA lyckades förkorta myndighetens handläggningstider med 90 % genom en förenkling av organisationens informations- och kommunikationsteknologier. Vi ser idag ett liknande problem inom Sverige där Försäkringskassan kritiseras på grund av de allt för långa handläggningstiderna, varpå vi även drar generella jämförelser med denna myndighet.Studien har genomförts med en hermeneutisk ansats av kvalitativ art. Där empirin insamlats genom intervjuer med SDA, samt svensk rikspress där problematiken kring Försäkringskassan har debatterats. Därefter analyserade vi hur väl SDA använde sig utav Lean IT vid genomförandet av projektet i El Salvador. Vidare gjordes en jämförelse mellan de olika myndigheterna för att kunna ta fram likheter i den problematik som har kunnat urskiljas inom organisationerna. Detta gjordes för att kunna undersöka om även Försäkringskassan bör använda sig utav Lean IT för att effektivisera verksamheten.Med studien har vi kommit fram till följande slutsats. Omstruktureringsprojektet i El Salvador är ett mycket gott exempel på hur en organisation kan effektiviseras genom Lean IT. Projektet gav ett mycket gott resultat med förenklade och förbättrade processer som följer det behov som finns bland de krigsskadade. Vi kom även fram till att den problematik som finns inom Försäkringskassan liknar i stor utsträckning de problem som fanns inom myndigheten för de krigsskadade innan effektiviseringsprojektet. SDA lyckades genom Lean IT att upptäcka och eliminera de problem som fanns. Vi anser att detta tyder på att det går att eliminera de liknande problem som finns inom Försäkringskassan med samma metod.