Digitalisering av Analoga Informationssystem : Vad är viktigt i denna process sett ur ett användarperspektiv?

Sammanfattning: Trots otaliga digitala alternativ används fortfarande analoga system som whiteboardtavlor med tillhörande whiteboardpennor och post-it lappar vid t.ex. projekthantering. I denna studie undersöks användares motiv till varför de väljer att använda analoga respektive digitala system, samt vad de anser är viktigt vid utveckling av gränssnitt till digitala system. Syftet med studien är att, ur ett användarperspektiv, visa fördelar, nackdelar samt interaktionsmöjligheter hos analoga respektive digitala system, och att redogöra för vad som bör tas i beaktande när analoga system ska digitaliseras så att fördelaktiga egenskaper hos det analoga systemet kan överföras till det digitala. Anställda på det IT-företag studien genomförts i samarbete med har intervjuats, och resultatet från dessa intervjuer har sammanställts och analyserats med hjälp av en för studien framtagen analysmodell, vilken baserats på den litteraturstudie som gjorts. Vid analysen framkom att det främst är enkelheten och överskådligheten hos analoga system som gör att dessa föredras. Det som anses vara mest fördelaktigt hos digitala system är möjligheten till hög funktionalitet, att persistent kunna lagra information och att kunna utnyttja denna på olika sätt, samt möjligheten att kunna dela information. Beträffande de intervjuades åsikter om analoga respektive digitala system kan ett mönster ses, att de egenskaper de nämner som positiva och som fördelar hos analoga system ofta benämns som negativa och som nackdelar hos digitala system. Det omvända förhållandet ses också, att nämnda positiva egenskaper hos digitala system ofta nämns som negativa egenskaper hos analoga system. Genom att vid utveckling av digitala system se till att dessa även innehar de fördelaktiga egenskaper analoga system besitter, kan motsvarande negativa egenskaper hos digitala system elimineras. Vad som avgör om ett system är enkelt är svårdefinierat, då olika användares uppfattningar skiljer sig åt. Genom att kontinuerligt under digitaliseringsarbetet utföra någon form av användartester, där systemets gränssnitt testas, kan dock gränssnittets enkelhet utvärderas, och den fortsatta utvecklingen kan dra lärdom av och baseras på analyser av resultatet från dessa tester. Vad gäller överskådligheten hos digitala system, så kan denna förbättras genom att gränssnittet erbjuder olika typer av vyer. Fördelaktigt vid digitalisering av analoga system är att identifiera vad som är viktigt i det dagliga arbetet, samt att inse att det är uppgiften, tillvägagångssättet och arbetsflödet som är det väsentliga, inte verktyget i sig. Om en uppgift utförs i ett digitalt system, men den utförs av olika användare i olika situationer och kontexter, på olika typer av enheter vilka har olika interaktionsmöjligheter, så bör lämpligen systemets gränssnitt anpassas med utgångspunkt från de interaktionsmöjligheter den enhet uppgiften utförs på erbjuder, samt utefter var och hur olika användare vill utföra uppgiften.