Samordning av konsulter i projekteringsfasen

Sammanfattning: Studiens syfte är att undersöka möjliga situationer där kvalitetsbristkostnader uppkommer och de former av samordning som kan användas för konsulter i projekteringsfasen. Detta för att möjliggöra slutsatser kring hur ett projekts samordning av konsulter bör utformas för att minimera kvalitetsbristkostnader i projekteringsfasen. Målsättningen är att uppmärksamma de områden där man kan utveckla arbetssätt för att effektivisera arbetet och minska de kvalitetsbristkostnader som uppkommer, men som hade kunnat förebyggas. Studien har genomförts som en fallstudie hos ett konsultföretag där konsulterna har jobbat i projekt med olika former av samordning. Empirin består av en förstudie, i form av observationer, som tillsammans med teorin användes som förberedelse inför de kvalitativa intervjuer som hölls med konsulter som arbetat med de två former av samordning som undersöks. Utöver de kvalitativa intervjuerna gjordes även en dokumentstudie av företagets relevanta rutiner kring samordning, kvalitet och erfarenhetsåterföring. Inställningen till de olika formerna av samordning skiljer sig åt. Vilken form av samordning som upplevs som mest positiv beror dels på hur individen föredrar att arbeta och kompetensen som den enskilde besitter och dels på projektet. Vid större och mer komplexa projekt är behovet av samordning av de olika disciplinernas konsulter högre än vid mindre komplexa projekt, då kan det vara fördelaktigt att samla alla discipliner för att minimera tidsfördröjningar. I vissa projekt kan konsulter behöva stort stöd från övriga i projekteringsgruppen på grund av samordningen och då är det fördelaktigt om den finns nära till hands. Om den form av samordning som ska användas är att konsulterna sitter på en gemensam arbetsplats så kräver det att arbetsmiljön är god. Kvalitetsbristkostnader är ett begrepp som inte verkar vara så välkänt och därmed behöver man börja med att utbilda medarbetarna för att förstå begreppet och dess innebörd så att dess användningsområden ska kunna ge resultat. Annars är det lätt att missuppfatta att det är kvalitet som kostar, vilket inte är fallet. Arbetet med kvalitetsbristkostnader varierar beroende på projekt och de som är inblandade i varje enskilt projekt. Om det finns en medveten projektorganisation med erfarenhet kring vad följderna blir av att kvalitetsbristkostnader inte uppmärksammas tidigt så kan man jobba proaktivt, dock är detta oftast inte fallet. Man arbetar inte så mycket med att informera vad kostnaderna blir om det krävs ändringar efter att bygghandlingar skickats ut, så insikten om hur mycket dyrare det kan bli är inte alltid så stor. Arbetet med erfarenhetsåterföring varierar väldigt, men det vanligaste är att den inte sker i projekteringsgruppen och det fungerar därmed inte optimalt i dagsläget. Varje person tar individuellt med sig erfarenhet från varje projekt som den deltar i men den gemensamma erfarenhetsåterföringen sker inte alltid. Det finns riktlinjer och mallar som stöd för att genomföra erfarenhetsåterföring men dessa behöver förtydligas och systematiseras. Erfarenhetsåterföring kring form av samordning kan ingå i återkopplingen alternativt sker det inte eller förs ned skriftligt. Det är upp till den som ansvarar för erfarenhetsåterföringen i varje projekt att bedöma vad som ska ingå och då är det inte säkert att detta inkluderas. Det visar därmed att det behövs ett förtydligande eller specificering av hur återkoppling kring form av samordning ska ske.