Drömmen om en effektiv inköpsprocess : ett modeföretags eviga kamp

Sammanfattning: För företag som verkar på den dynamiska och konkurrenskraftiga modemarknaden är den storautmaningen att skapa en hållbar konkurrensfördel för att på ett lönsamt sätt vinna kampen omkunden. Ett viktigt verktyg är en effektiv och flexibel inköpsprocess. Utformningen avinköpsprocessen avgör förmågan att möta den krävande modekundens efterfrågan. Vår studie avseratt undersöka hur inköpsprocessen bör organiseras hos en produktutvecklande modedetaljist för attvara effektiv och kunna möta marknadens förändringar. För att påvisa ämnets praktiska relevans ochförtydliga problematiken används ett fallföretag där kvalitativa empiriska undersökningar har utförts.En inköpsprocess består av olika aktiviteter som tillsammans påverkar processens utfall. Enprocesstyrd verksamhet separerar inte aktiviteterna från varandra utan vill förtydligaberoendeförhållandet mellan dem och skapa ett helhetsperspektiv. En förutsättning för att skapakundvärde är att processens samtliga aktiviteter arbetar med syfte att skapa värde för slutkunden.Inköpsprocessens aktiviteter bör även ha ett tydligt definierat utfall för att överlämningen till nästafas ska ske så effektivt som möjligt. I strävan att säkra kvaliteten på utfallet från varje aktivitet bliransvarsfördelningen inom inköpsprocessen en viktig fråga. En tydlig och balanserad uppdelning avarbetsuppgifter, ansvarsområden och slutgiltig beslutsfattare inom varje aktivitet ökar effektiviteten iprocessen och de interna ledtiderna reduceras.Företag X står inför en omorganisering av deras inköpsprocess då den i dagsläget inte upplevstillräckligt konkurrenskraftig. För att öka processens effektivitet, flexibilitet samt minska de internaledtiderna utförs en omfördelning av arbets‐ och ansvarsuppgifterna. Företagets designers hartidigare ägt allt ansvar över processens beslut, vilket gjort inköpsavdelningens betydelse nästintillobefintlig. Idag arbetar företaget för att öka varje aktivitets‐ och befattningsbetydelse för att säkraprocessens resultat och för att den inte ska, som tidigare, vara beroende av ett fåtal medarbetaresarbete. Genom omorganiseringen ska flera arbetsuppgifter utföras parallellt vilket gjort attöverlämningarna mellan avdelningarna fått en ökad betydelse. Företagets nya inköpsorganisation ärännu i sin uppstartsfas men fördelar och nackdelar kan ändå redan identifieras. Resultatet av denempiriska undersökningen visar på en större andel värdeskapande aktiviteter, en jämnareuppgiftsfördelning och en tydligare gemensam målsättning. Undersökningen påvisar även brister iform av att den tidigare strukturens ansvarsfördelning till mångt och mycket lever sig kvar vilkethämmar effektiviteten. Det saknas, trots identifieringen av överlämningarnas betydelse, tydligariktlinjer om vad överlämningarna ska innefatta och hur dem skall utföras.Vår slutsats är att en processtyrd inköpsprocess är att föredra för en produktutvecklandemodedetaljist. Det faktiska kundvärde som processen har för avsikt att skapa bör styra processensutformning både när det gäller ansvarsfördelning och värdeskapande aktiviteter.For companies that compete in the dynamic and highly compatible fashion market, the greatchallenge is to create a sustainable competitive advantage to be able to win the customer during themost profitable circumstances. An important tool for this ambition is an efficient and flexible buyingprocess. The structure of the buying process determines its requirement and ability to handle thedemanding demands of the fashion customer. Our essay aims to examine how the buying processshould be organized at a product developing fashion retailer to be efficient and able to deal with themarket changes. To make a statement regarding the practical relevance of the chosen theme and toelucidate the complex of problems, we chose to use a company to exemplify in where we carried outqualitative empirical research.A buying process consists of different activities that together have a direct impact at the output ofthe process. A business with a process management doesn’t separate the activities apart, instead itemphasize the interdependence between them and a comprehensive perspective by orientate themin a process. The requirement for creating customer value is for all the activities within the process tobe aware of the customer needs and bear it in mind when performing every single working task. Theactivities of the process should also have a clearly defined output so that the handing over to thenext phase will appear as efficient as possible. With the ambition to secure the output quality foreach activity, the responsibilities within the buying process become an important issue. E clearlydefined and balanced split of working tasks, responsibilities and final decision makers within eachactivity, increases the efficiency of the process and will result in reduced leadtimes.Company X is facing a re‐organisation of their buying process since its current capability doesn’treach a satisfying level of being competitive. To increase the efficiency, flexibility and the internalleadtimes, a redistribution of working tasks and responsibilities are being made. Previously, thedesigners of the firm have had the overall responsibility of the decisions of the process which haveresult in a lack of impact for the buying function. The company is trying to achieve an increasedimportance and impact of each of the activities within the process to secure the result of the outputin which it will not be depending on the work of a few members of the process.In the new structure of the firm’s buying process, the activities within the process are suppose to runparallel which requires hand overs performed with good quality. The new buying process is still in anearly stage but even so, advantages and disadvantages can be identified. The result of the empiricalresearch is showing an increased share of value added activities within the process, a more balancedsplit of working tasks and clearer common objectives from the participating activities and employees.The investigation also shows deficiencies in the new organization regarding the previous structure ofresponsibilities that is still affecting the efficiency in a non‐favorable way. There is also lack of clearguidelines for how the handovers should be performed.Our conclusion is that it’s favourable for a fashion retailer if their buying process has a processmanagement. The process should be designed in both terms of responsibilities and value creationactivities after the real customer value that the process is planning to create.