Effektiviseringsmöjligheter i administrativt arbete för projekthantering: En fallstudie

Sammanfattning: Syfte: Syftet med examensarbetet är att Identifiera effektiviseringsmöjligheter för administrativt arbete i projekthantering. Det finns intresse i att undersöka hur det går att standardisera och effektivisera de administrativa arbetet i projektprocesserna. För att besvara studiens syfte har följande frågeställningar tagits fram: • Vilka problem med projekthantering skapar en fusion av flera bolag? • Hur kan administrativa arbetsprocesser för projekthantering effektiviseras och standardiseras? Metod: För att besvara studiens frågeställningar har det genomförts en fallstudie. Studien säkerställer hög validitet genom att använda triangulering vid insamling av data i form av kvalitativ och kvantitativ forskning. En processkartläggning av den administrativa processen genomfördes från intervjuerna och dokumentstudien för att få en bättre helhetsbild av det administrativa arbetet i uppstartsprocessen för projekthantering. Resultat & Analys: Rapportens resultat visar att projektledare på FX upplever utmaningar och problem vid uppstarten av projekt. När dagens arbetsmetod analyserades genom fallstudier och dataflödesanalys kunde de problem som deltagarna nämnde under intervju och enkät identifieras. Dataflödesanalysen visar på onödiga arbetsmoment som dubbelarbete och manuell inmatning, dålig funktionalitet mellan programmen, otydliga mallar, bristande automatisering, användning av flera program och ineffektiv dokumenthantering med mera. Bland förbättringsförslagen finns centralisering av dokumentation och programvaror. En uppdaterad version av affärssystemet har möjlighet att sammankoppla program och dela information, något som skulle effektivisera manuell rapportering av tid och förväntad beläggning. AF 2.0 har potential att minska dubbelarbete, manuell inmatning och användning av flera program genom att alla uppgifter lagras och delas centralt. Många projekt har liknande struktur och samma berörda personer och genom att spara uppgifter inför nästa projekt kommer automatiseringen för administrativa processer öka. Rapporten diskuterar även möjligheten till avlastning av projektledare genom att anställa personal för administrativt arbete. Avgränsningar: Denna studie fokuserar på administrativa processer vid uppstarten av projekt och inte på andra faser av projekthantering som övervakning, kontroll och avslut. Nya programvaror eller arbetsverktyg förutom uppdateringen av AF 2.0 som kan effektivisera projekthantering undersöks inte i rapporten. Slutsats: Genom att utföra en processkartläggning för uppstarten av projekt kan administrativa processer undersökas, effektiviseras och standardiseras i organisationer som genomgått en fusion. Öppen kommunikation och feedback från användare är viktigt vid implementering av nya programvaror så det anpassas till användare och ändamål. Uppstartsprocessen ska vara användarvänlig och anpassad för såväl stora som små projekt.