Digitalisering och effektivisering av inköpsprocesser för små- och medelstora företag.

Sammanfattning: Digitalisering är ett växande begrepp som principiellt innebär omvandling från manuellt till digitalt. Nu har även tillverkningsindustrin börjat angripa denna teknologiska utveckling för att förbättra organisationens processer vilket ska öka mervärdet till kunden. De flesta små- och medelstora företag (SMF) vet att de bör arbeta med att digitalisera deras verksamhet men de vet inte var de ska börja eller vad det är som ska göras. SMF har vanligtvis också begränsat med resurser både materiella och personella samt att dessa företag är flexibla vilket gör att de kan hantera speciella situationer effektivt. Att bruka ett processorienterat arbetssätt är viktigt för företag om de ska åstadkomma högre kundnöjdhet och lönsamhet. Inköp är en betydelsefull process eftersom de största utgifterna i ett företag vanligtvis är inköpta varor och tjänster, därför är det viktigt att utveckla dessa om SMFs vinst samt konkurrenskraftighet skall öka. I många fall ses dock inköpsprocessen enbart som en stödroll och potentialen i inköp används inte. Det finns fler fördelar än det prismässiga genom att utveckla sitt inköp, exempelvis kvalitet, minskad tid till kund eller minskad miljöpåverkan, men hur kan då digitalisering hjälpa till för att åstadkomma dessa. Av denna anledning har vi valt att undersöka hur inköpsprocesser kan effektiviseras med hjälp av digitala verktyg samt hur flexibiliteten påverkas ifall digitala verktyg används. För att lösa problemet har ett kvalitativt angreppssätt använts där studien har utförts på ett fallföretag som ligger beläget i Gävle. På detta fallföretag har empirisk data samlats in genom av observationer och intervjuer vilket senare sammanställdes i kartläggningar av deras inköpsprocesser. Med hjälp av tidigare forskning och våra egna kunskaper har vi analyserat kartläggningarna för att eftersträva förbättringar till fallföretaget och SMF överlag. Resultatet från kartläggningarna tyder på att det finns en viss differens hur personalen på fallföretaget köper in produkter. Detta beror till stor del av vilken produkt som skall anskaffas, där många av personalens erfarenhet är avgörande. Det uppmärksammades även att de anställda vet att de bör använda sig av digitala verktyg mer men de har ingen aning om var och hur de ska påbörja sin digitala resa, vilket andra studier också har visat. Slutsatsen vi drar av denna studie är att vid användning av digitala verktyg kan det bli en tidsbesparing framför allt i det administrativa arbetet. SMF behöver mer kompetens och utbildning om de ska kunna utnyttja digitaliseringens fulla potential. Att digitalisera sina inköpsprocesser såg vi inte hade en direkt påverkan på flexibiliteten gentemot kunderna.