En kartläggning av arbetet med slutdokumentation : En fallstudie

Sammanfattning: Byggprocessen är komplex, stor och väldigt omfattande. Det innefattar många delar och samarbeten mellan flera olika aktörer. Inom byggbranschen så tittas det hela tiden på hur det kan optimeras genom att förbättra logistiklösningar, minska slöseri och fler lösningar för att spara på både pengar och miljö. Det finns flera delar i byggprocessen och en del är slutskedet/överlämnandet, vilken är den avslutande delen av projekten där beställaren övertar slutprodukten från den utförande entreprenören. Slutskedet innefattar bland annat slutbesiktning och överlämnande av slutdokumentation/slutpärm. Just upprättandet och överlämnandet av slutdokumentationen är ett arbete som inte undersökts mycket och upplevs ej i byggbranschen som ett uppskattat arbete och hamnar ofta i kläm och utförs i sista sekund med bristande kvalitet. Den här rapporten är det avslutande arbetet för en Civilingenjörsexamen inom Väg- och Vattenbyggnad och avhandlar en studie kring just slutdokumentationsprocessen. Studien har genomförts i samarbete med Skanska Sverige AB och har fokuserat på att kartlägga organisationens arbete kring slutdokumentation, samt att identifiera förbättringsmöjligheter inom området. Det är en generell kartläggning och är inte specificerad på något specifikt projekt och är begränsad till att endast undersöka entreprenörens arbete med slut-dokumentation.Syftet med studien är att öka förståelsen för slutdokumentationsupprättandet och att undersöka hur organisationen tycker arbetet fungerar idag, vilka för och nackdelar det finns med dagens metoder samt hur de önskar att det ska fungera i framtiden. Det är ett komplext ämne, slutdokumentation, därför har en kvalitativ metod i form av en intervjustudie utförts. Utöver intervjustudie har också en litteraturstudie utförts samt ett fokusgrupptillfälle för upprättande av processkartläggning via SIPOC (suppliers, inputs, process, outputs, customers) och BPMN (business process modeling notation). Sex stycken intervjuer hölls och ett fokusgrupptillfälle med fyra medarbetare, medarbetarna från både intervjuerna och fokusgruppen hade blandade befattningar och olika lång arbetserfarenhet. Resultatet mynnade ut i processkartläggningar på hur processen ser ut idag, både med avseende på externa beroenden och de interna processerna. Intervjustudien visade på att många delar av processen beror av hur insatt beställaren av projektet är samt hur engagerad den är kring slutdokumentation. Ett ytterligare ”problem” som identifierades var att syftet med slutdokumentation är väldigt splittrat bland organisationen. Det finns en otydlighet kring vad syftet med arbetet är. Intervjustudien visar på att vissa av medarbetarna ser på slutdokumentationen endast som en ”pappersprodukt”. De förbättringsmöjligheter som identifierats är att medarbetarna önskar att det finns bättre rutiner kring slutdokumentationsprocessen. Det visade även på en stor önskan att få lyfta in arbetet med slutdokumentation tidigt i projektet för att inte behöva sitta med arbetet i slutet av projektet och stressa ihop det. Ett standardiserat arbete inom organisationen önskas.