NOKI - En införandemodell för ärendehanteringssystem

Sammanfattning: Svenska offentliga organisationer har behov av ärendehanteringssystem för att hantera offentlighetskraven som ställs på dem. En flora av sådana system finns, men det saknas anpassade metoder för att införa dessa, vilket kan resultera i misslyckade investeringar och brister i organisationernas måluppfyllelse. Denna studie föreslår därför en modell för införande av ärendehanteringssystem, som ska ge organisationerna det stöd de behöver i införandeprojekten. Studien utfördes genom en kvalitativ metod grundad på design science research där även element av action research ingick. De fyra forskningsfaserna som ingick var en intervjustudie, en litteraturstudie, framtagande av en införandemodell och utvärdering av modellen. En modell för införande av ärendehanteringssystem kallad NOKI-modellen togs fram, vilken grundade sig på tidigare forskning samt på de problem som upplevdes hos två svenska offentliga organisationer. Modellen utvärderades genom att appliceras på ett systeminförande hos de två organisationerna. Organisationerna var över lag nöjda med resultatet av införandet enligt NOKI-modellen, och uppfattade att modellen var ett bra stöd som även kunde ha ett värde för andra organisationer vid liknande systeminföranden. De lärdomar som drogs genom att utvärdera NOKI-modellens tydlighet, innehåll och implementationsvärde ledde till en föreslagen uppdaterad version kallad NOKIv2 som dock inte har utvärderats inom studien. Inga etiska problem med studien har kunnat identifieras då den ställts mot de kriterier som gäller för svensk forskning. En samhällelig aspekt med studiens resultat är att offentliga organisationer som, med hjälp av NOKI-modellen, genomför ett lyckat införande av ett ärendehanteringssystem sedan bättre kan uppfylla sina offentlighetskrav. Studiens resultat och slutsatser förmodas vara värdefulla för organisationer som skall införa ett ärendehanteringssystem samt för forskare som studerar införandeprocesser.