Onboardingprocessen under Covid-19-pandemin : en kvalitativ fallstudie kring introduktionen av nyanställda på distans

Sammanfattning: Under Covid-19-pandemin har organisationer fått ändra sina arbetssätt och allt fler anställda har fått arbeta hemifrån. Detta innebär även att nyanställda påbörjar sin anställning och introduceras till organisationen på distans, dvs. de genomgår onboardingprocessen på distans. Då pandemin startade för ungefär ett år sedan finns det begränsat med kunskap kring hur onboardingprocessen har påverkats och upplevts när den har genomförts på distans. Studiens syfte har varit att skapa kunskap kring hur introduktionen av nyanställda har påverkats och förändrats av distansarbete. Detta har skapats genom att undersöka hur nyanställda och introduktionsansvariga har påverkats av att introduktionen sker på distans. För att specificera syftet fokuserade frågeställningarna på att det var anställda från samma organisation som hade arbetat majoriteten av sin arbetstid på distans. Teorin bestod av tidigare forskning kring onboardingaktiviteter, organisations-kultur, socialisering och distansarbete. En fallstudiedesign valdes för den här studien. Urvalet baserades på ett antal kriterier som innebar att respondenterna befann sig i samma organisation och att de nyanställda hade arbetat minst tre månader och högst ett år i samma organisation. För att få en förståelse för upplevelsen av onboardingprocessen genomfördes kvalitativa semistrukturerade intervjuer med åtta respondenter, varav tre var onboardingansvariga och fem var nyanställda i en organisation. Efter intervjuerna transkriberades materialet som sedan blev till empiri för studien. Empirin från dessa intervjuer visade att när arbetet var på distans var det som nyanställd framförallt en utmaning att lära känna sina kollegor. Det var även svårt för de nyanställda att få en förståelse för organisationskulturen, vilket också stöds av teorin som menar att det kan ta lång tid att förstå organisationskulturen. Dessutom hade endast två av fem nyanställda fått en mentor från början av sin anställning och det visade sig att en mentor hade varit önskad. En analysmodell användes som grundade sig på en tidigaremodell av Bauer (2010) som kallas “The Four C’s” bestående av fyra nivåer som en framgångsrik onboardingprocess bör innehålla för nyanställda. Utifrån denna modell uppnådde organisationen den första nivån som innebar att de informerade om regler, lagar och policys, medan resterande nivåer endast delvis uppnåddes. Studien visar att tidigare använda onboardingaktiviteter fortfarande är aktuella, samt att mentorskap och den sociala delen är extra viktiga när onboardingprocessen sker på distans.